Jak mała kancelaria uporządkowała restrukturyzacje w jednym systemie

Na początku problem nie wydawał się krytyczny. Kancelaria prowadziła kilka postępowań równolegle, a dane od dłużników, ustalenia robocze i dokumenty były rozproszone między mailami, notatkami, arkuszami i plikami przygotowywanymi przez różne osoby. Taki model pracy działał do momentu, w którym liczba równoległych zadań zaczęła rosnąć.
Z czasem coraz wyraźniej było widać, że problemem nie jest pojedyncza czynność, ale cały sposób organizacji pracy. Zebranie kompletu danych trwało zbyt długo, przygotowanie dokumentów wymagało wielokrotnego sprawdzania tych samych informacji, a kluczowe etapy postępowania były nadmiernie zależne od ręcznej pracy i pamięci konkretnych osób. To kosztowało kancelarię czas, generowało napięcie operacyjne i utrudniało przyjmowanie kolejnych spraw bez ryzyka spadku jakości.
Największą barierą dalszego rozwoju nie był więc brak klientów, ale brak wspólnego, przewidywalnego środowiska pracy. Kancelaria potrzebowała rozwiązania, które pozwoli uporządkować restrukturyzacje w jednym miejscu i uwolni zespół od ręcznego spinania każdego etapu postępowania.

Dla małej kancelarii ważne było nie tylko samo narzędzie, ale także to, by wdrożenie nie oznaczało dodatkowego chaosu. Zespół Infino Legal pomógł zaplanować cały proces tak, aby można go było przeprowadzić równolegle z bieżącą obsługą spraw. Zapewniliśmy wsparcie na każdym etapie: od konfiguracji rozwiązania, przez migrację potrzebnych danych, po dopasowanie systemu do codziennego sposobu pracy kancelarii.
Dzięki temu przejście do nowego modelu działania było szybkie i bezpieczne. Zespół nie został sam z nowym narzędziem, tylko otrzymał realne wsparcie we wdrożeniu i uporządkowaniu procesu.

Najważniejsza zmiana nie polegała tylko na uruchomieniu kolejnych funkcji, ale na tym, że restrukturyzacje zaczęły być prowadzone w jednym, spójnym procesie. Zespół przestał tracić czas na szukanie informacji, ręczne porównywanie danych i odtwarzanie statusu sprawy z kilku źródeł. Praca stała się bardziej przewidywalna, uporządkowana i mniej zależna od improwizacji.
Największą ulgę kancelaria odczuła przy tych etapach, które wcześniej generowały najwięcej stresu: przy wierzytelnościach, testach zaspokojenia, testach prywatnego wierzyciela oraz przygotowaniu dokumentów do dalszych działań. Zamiast wielokrotnego przepisywania, sprawdzania i ręcznego domykania procesu, zespół zyskał jeden uporządkowany sposób działania od zebrania danych po wysyłkę dokumentów.
W praktyce oznaczało to odczuwalne skrócenie czasu pracy nad sprawą, znaczące ograniczenie liczby czynności manualnych i większą pewność, że najważniejsze elementy procesu są dopilnowane. To przełożyło się nie tylko na komfort pracy, ale również na lepsze wykorzystanie czasu zespołu.

Po wdrożeniu kancelaria odzyskała kontrolę nad organizacją pracy i mogła obsługiwać sprawy w bardziej przewidywalny sposób. Czynności, które wcześniej zabierały dużo czasu i wymagały dużego zaangażowania operacyjnego, zostały uporządkowane i skrócone.

• czas przygotowania testów lub dokumentów: z 3 godzin do 20 minut,
• liczba spraw obsługiwanych tym samym zespołem: +67%,
• ograniczenie pracy administracyjnej: ok. 25%.

Dzięki temu kancelaria zyskała nie tylko większy porządek w bieżącej pracy, ale także przestrzeń do dalszego rozwoju bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zaplecza administracyjnego. Uwolniony czas zespół może przeznaczyć na obsługę kolejnych spraw, rozwój relacji z klientami i działania merytoryczne, które realnie budują wartość kancelarii. W praktyce oznacza to większą rentowność pracy i możliwość skalowania działalności w sposób bezpieczny i uporządkowany.