Jak duża kancelaria zwiększyła przewidywalność i kontrolę nad procesem

W dużej kancelarii problem rzadko wynika z braku kompetencji. Najczęściej wynika ze skali. Gdy jednocześnie prowadzonych jest wiele postępowań, a nad każdą sprawą pracuje kilka osób, nawet dobre procesy zaczynają wymagać większej standaryzacji, lepszej kontroli nad danymi i bardziej przewidywalnego obiegu informacji.
W tej kancelarii wyzwaniem było utrzymanie jakości pracy niezależnie od liczby spraw, osób zaangażowanych w proces i presji czasowej towarzyszącej kolejnym etapom postępowania. Przy większej skali każde rozproszenie danych, każda różnica w sposobie prowadzenia sprawy i każda ręczna czynność zaczynały kosztować więcej: więcej czasu, więcej koordynacji i większe ryzyko błędów operacyjnych.
To właśnie skala zaczęła blokować dalszy rozwój. Bez wspólnego standardu działania i większej kontroli nad procesem trudno było zwiększać liczbę prowadzonych postępowań bez wzrostu obciążenia administracyjnego i ryzyka spadku jakości.

Przy większej organizacji samo wdrożenie systemu musi być dobrze zaplanowane. Dlatego zespół Infino Legal wsparł kancelarię nie tylko technologicznie, ale również organizacyjnie. Pomogliśmy przejść przez cały proces krok po kroku: od analizy potrzeb, przez konfigurację rozwiązania i migrację potrzebnych danych, po wsparcie zespołu w rozpoczęciu pracy w nowym środowisku.
Dzięki temu wdrożenie nie stało się dodatkowym obciążeniem dla organizacji. Kancelaria mogła przeprowadzić zmianę w sposób uporządkowany, bez utraty kontroli nad bieżącymi postępowaniami i bez paraliżowania codziennej pracy zespołu.

Najważniejsza zmiana polegała na tym, że kancelaria zyskała jeden, spójny sposób prowadzenia spraw. Informacje o postępowaniach, dokumenty i dane przestały funkcjonować w rozproszonym modelu. Zamiast tego zespół zaczął pracować według wspólnego standardu, co przełożyło się na większą spójność działań i łatwiejszą kontrolę nad przebiegiem spraw.
Szczególnie istotne było ograniczenie pracy ręcznej przy tych etapach, które przy dużej skali najmocniej wpływają na tempo działania organizacji: przy wierzytelnościach, propozycjach układowych, testach, głosowaniach i korespondencji. Dzięki temu proces stał się bardziej przewidywalny, a zespół mógł skupić się na pracy o większej wartości merytorycznej zamiast na odtwórczym domykaniu kolejnych etapów.
Efekt był wyraźny: system odczuwalnie skrócił czas pracy, zwiększył przewidywalność procesów i ułatwił skalowanie pracy zespołu bez proporcjonalnego wzrostu obciążenia administracyjnego. Dla kancelarii oznaczało to większą kontrolę operacyjną, wyższy standard prowadzenia spraw i lepsze warunki do dalszego wzrostu.

Najważniejszym efektem biznesowym było zwiększenie skali działania bez utraty kontroli nad jakością i bez dokładania proporcjonalnie tylu samych zasobów operacyjnych. Kancelaria zyskała bardziej przewidywalny model pracy, który lepiej znosi wzrost liczby postępowań.

• wzrost liczby spraw obsługiwanych przez ten sam zespół: +40%,
• skrócenie czasu przygotowania wybranych procesów: z 4 do 2 godz.,
• ograniczenie zaangażowania administracyjnego: równowartość 1 etatu na każde 40-50 postępowań

Wdrożenie Infino Restru dało kancelarii fundament do dalszego skalowania działalności przy zachowaniu wysokiego standardu operacyjnego. Większa kontrola nad procesami, mniej pracy ręcznej i lepsza przewidywalność działań oznaczają, że organizacja może rozwijać się bez utraty jakości i bez nadmiernego wzrostu obciążenia administracyjnego. W dłuższej perspektywie pozwala to lepiej planować rozwój zespołu, zwiększać rentowność prowadzonych postępowań i uwalniać czas na działania o największej wartości dla klientów i kancelarii.