Jak kancelaria ujednoliciła pracę zespołu przy rosnącej liczbie spraw

Przez długi czas dotychczasowy model działania był wystarczający. Sprawy były prowadzone skutecznie, a doświadczenie zespołu pozwalało dopinać kolejne etapy postępowań. Problem pojawił się wtedy, gdy liczba spraw zaczęła rosnąć. Im większa skala działania, tym bardziej widoczne stawały się różnice w sposobie prowadzenia spraw, obiegu informacji i jakości dokumentacji przygotowywanej przez różne osoby.
W praktyce oznaczało to większe ryzyko opóźnień, trudniejszą kontrolę nad statusem spraw i nadmierne obciążenie zespołu czynnościami technicznymi. Wiedza o tym, co zostało już zrobione, a czego jeszcze brakuje, często była rozproszona. To kosztowało kancelarię czas, utrudniało płynne przekazywanie pracy między członkami zespołu i blokowało dalszy wzrost bez dokładania kolejnych zasobów operacyjnych.
Kancelaria potrzebowała wspólnego standardu działania, który pozwoli zespołowi pracować w bardziej przewidywalny sposób i ograniczy zależność od indywidualnych nawyków poszczególnych osób.

W kancelarii rozwijającej zespół równie ważne jak samo narzędzie było to, aby wdrożenie nie zakłóciło bieżącej obsługi postępowań. Zespół Infino Legal wsparł kancelarię na każdym etapie przejścia na nowy model pracy: od uporządkowania założeń wdrożeniowych, przez konfigurację systemu i migrację niezbędnych danych, po wsparcie w praktycznym uruchomieniu pracy zespołu w nowym środowisku.
Dzięki temu kancelaria nie musiała samodzielnie projektować całego procesu zmiany. Wdrożenie przebiegło przewidywalnie, a zespół szybciej zaadaptował nowy sposób działania.

Największa zmiana polegała na tym, że zespół zaczął pracować w jednym standardzie. Każda sprawa zyskała bardziej uporządkowany przebieg, łatwiejszy do śledzenia przez wszystkich zaangażowanych. Zamiast odtwarzać status spraw z maili, notatek i pojedynczych plików, zespół zyskał wspólne środowisko pracy, w którym łatwiej zobaczyć, co już zostało zrobione, czego brakuje i co wymaga dalszego działania.
To szczególnie mocno wpłynęło na obszary, które wcześniej pochłaniały najwięcej czasu: wierzytelności, przygotowanie dokumentów, testy, głosowania i korespondencję. Tam, gdzie wcześniej potrzebne były dodatkowe przeliczenia, ręczne weryfikacje i indywidualne domykanie procesu, pojawił się większy porządek i przewidywalność.
Wdrożenie Infino Restru odczuwalnie skróciło czas pracy, znacząco ograniczyło liczbę czynności manualnych i ułatwiło skalowanie pracy zespołu przy rosnącej liczbie postępowań. Kancelaria zyskała nie tylko sprawniejsze narzędzie, ale przede wszystkim bardziej uporządkowany model działania.

Największą wartością biznesową tej zmiany było to, że kancelaria mogła rosnąć bez proporcjonalnego wzrostu chaosu operacyjnego. Lepsza organizacja pracy zespołu przełożyła się na większą przewidywalność, łatwiejsze przejmowanie kolejnych spraw i lepsze wykorzystanie czasu doradców.

• wzrost liczby spraw prowadzonych tym samym zespołem: +60%,
• skrócenie czasu przygotowania wybranych etapów: z 2-3 h do 30-40 min,
• ograniczenie obciążenia operacyjnego: ok. 30-40% mniej pracy manualnej.

Uporządkowanie procesów i ujednolicenie pracy zespołu stworzyło kancelarii solidną podstawę do dalszego wzrostu. Dzięki większej przewidywalności działań i mniejszemu obciążeniu czynnościami technicznymi zespół może sprawniej przejmować kolejne postępowania, rozwijać specjalizację i lepiej wykorzystywać kompetencje doradców tam, gdzie mają one największe znaczenie. To zmiana, która wspiera nie tylko codzienną efektywność, ale również długofalowe cele biznesowe kancelarii.