Najlepszy CRM dla kancelarii prawnych

Rzeczywistość, w jakiej funkcjonuje branża prawnicza, coraz bardziej się komplikuje i stawia przed nami nowe wyzwania. Zarządzanie kancelarią prawną we współczesnych warunkach, kiedy konieczne jest gromadzenie i efektywna analiza ogromnej liczby danych, a także generowanie i porządkowanie obszernej dokumentacji, nie może już obejść się bez dedykowanego programu CRM.

Dlatego coraz więcej kancelarii decyduje się na zakup takiego oprogramowania, jednak wciąż dla wielu potencjalnych odbiorców system do zarządzania jest jeszcze opcją nie do końca rozpoznaną. Warto przyjrzeć się jego możliwościom i korzyściom, które ze sobą niesie na kilku poziomach.

Właśnie z myślą o realiach pracy adwokatów i radców prawnych powstał system Infino Legal, który sprawdza się w każdej kancelarii – wspomaga funkcjonowanie zarówno dużych firm prawniczych, jak i mniejszych podmiotów. Przygotowany przez ekspertów, świetnie znających realia branży, daje szansę na wyeliminowanie największych bolączek w funkcjonowaniu twojej kancelarii. Oto przykłady rozwiązań, które sprawdzą się w kluczowych aspektach pracy.

Najważniejsze informacje w skrócie

Najlepszy CRM dla kancelarii prawnych powinien wspierać nie tylko relacje z klientami, ale także sprawy, dokumenty, zadania, terminy, czas pracy, raportowanie i bezpieczeństwo danych. W praktyce dobry system staje się centrum zarządzania kancelarią.

• CRM dla kancelarii prawnej powinien być dostosowany do realiów pracy adwokatów, radców prawnych i zespołów prawniczych.
• Infino Legal wspiera automatyzację pracy kancelarii, rejestr postępowań, dokumenty, zadania i kontrolę terminów.
• Tablica Kanban pozwala monitorować sprawy, zadania, komentarze i postępy pracy zespołu.
• Rejestracja czasu pracy i statystyki pomagają analizować efektywność oraz rentowność kancelarii.
• Integracje z rejestrami i systemami zewnętrznymi przyspieszają pozyskiwanie danych oraz procedowanie spraw.

Dlaczego kancelaria prawna potrzebuje dedykowanego CRM?

Właśnie z myślą o realiach pracy adwokatów i radców prawnych powstał system Infino Legal, który sprawdza się w każdej kancelarii – wspomaga funkcjonowanie zarówno dużych firm prawniczych, jak i mniejszych podmiotów.

Przygotowany przez ekspertów, świetnie znających realia branży, daje szansę na wyeliminowanie największych bolączek w funkcjonowaniu twojej kancelarii. Chodzi przede wszystkim o porządkowanie dokumentacji, zarządzanie zadaniami, kontrolę terminów, analizę czasu pracy i lepszy przepływ informacji w zespole.

Dedykowany CRM dla kancelarii prawnej różni się od zwykłego systemu CRM tym, że uwzględnia specyfikę pracy prawników. Nie chodzi wyłącznie o bazę kontaktów, ale o całościowe oprogramowanie do zarządzania kancelarią.

Automatyzacja w kancelarii prawnej

Dzisiaj jednym z podstawowych wymogów w sprawnym zarządzaniu jest technologiczny rozwój firmy. Na funkcjonowanie kancelarii prawnej składa się szereg procesów, które trudno kontrolować analogowymi metodami. Automatyzacja staje więc koniecznością.

Infino Legal pozwala w ramach jednego systemu na prowadzenie łatwego w użyciu rejestru postępowań. Oferuje jednocześnie odpowiednią przestrzeń na dysku chmurowym do zapisywania dokumentacji, z której potem łatwo skorzystać na dowolnym urządzeniu i z każdego miejscu, a także swobodnie współdzielić w razie potrzeby z pracownikiem, który akurat tego potrzebuje. Oczywiście pod warunkiem, że uzyska stosowną autoryzację, ponieważ wszystko musi odbywać się przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa, które dla producentów marki Infino Legal są priorytetem. Jak wiemy, to bardzo istotne, żeby do dokumentacji wrażliwej mogły mieć dostęp wyłącznie osoby upoważnione.

Częściowej automatyzacji, a więc znaczącemu ułatwieniu podlega także praca w ramach zespołu. Infino Legal daje możliwość delegowania i zarządzania zadaniami, kierowania zespołem przy pomocy przejrzystych i intuicyjnych aplikacji w ramach systemu: tablic do monitorowania spraw, aktywnych list zadań, kartotek, a także terminarza, pozwalającego kontrolować terminy.

Zapewniają one odpowiedni i dynamiczny przepływ informacji wewnątrz firmy oraz jasność co do przydzielonych zadań.

Generowanie dokumentów, raportów i zestawień

Odbiorca zyskuje możliwość szybkiego generowania nowej dokumentacji, zgodnie z szablonami, które są już gotowe w ramach systemu (a zarazem w łatwy sposób edytowalne), albo które może przygotować i wprowadzić wprost do systemu we własnym zakresie.

Podobnie jest z tworzeniem sprawozdań rachunkowych, rozliczeń, faktur, sprawozdań z podjętych czynności oraz z tworzeniem zestawień wierzytelności – wszystko to bardzo pracochłonne zadania, które obarczone są sporą dozą ryzyka błędu.

Dzięki CRM-owi można uniknąć wielu pomyłek, kontrolować należności i przede wszystkim zyskać cenny czas, który można poświęcić choćby na pozyskiwanie potencjalnych klientów. To oczywiście przekłada się na rentowność kancelarii i pozwala maksymalizować zyski. Do tego jest to narzędzie bardzo intuicyjne – wdrożenie systemu dla kancelarii powinno być przede wszystkim nieskomplikowane.

Ten obszar szerzej omawiamy w artykule o tym, jakie funkcje powinna mieć e-kancelaria i jak program do zarządzania kancelarią porządkuje dokumenty, korespondencję oraz archiwum.

Integracje z rejestrami i systemami zewnętrznymi

Infino Legal jest też zintegrowany z rejestrami i systemami takimi jak:

• Krajowy Rejestr Zadłużonych,
• Portal Informacyjny Sądów Powszechnych,
• bazy REGON i GUS,
• eNadawca Poczty Polskiej.

Takie integracje przyspieszają pozyskiwanie odpowiednich danych i ułatwiają procedowanie spraw. Mają znaczenie szczególnie wtedy, gdy kancelaria prowadzi wiele postępowań równolegle albo obsługuje sprawy wymagające pracy na danych z różnych źródeł.

Możliwość stałego monitorowania toczących się spraw

Szybki i przejrzysty dostęp do informacji i prowadzonych postępowań jest niejednokrotnie absolutną podstawą w codziennej pracy. Z tą myślą w ramach systemu Infino Legal przygotowano intuicyjne narzędzie – tablicę Kanban, która służy do monitorowania postępów w realizacji zadań w kancelarii.

Dzięki pakietowi atrakcyjnych funkcjonalności Kanban umożliwia dostęp do każdej ze spraw i uzyskanie w zaledwie kilka minut przejrzystej informacji, na jakim etapie są poszczególne projekty.

Kanban daje pełną kontrolę nad bieżącymi postępowaniami, pozwala obserwować aktywność przy konkretnych zadaniach, zapewnia wgląd do komentarzy zapisywanych na kolejnych etapach realizacji projektu, a także monitoruje czas poświęcony poszczególnym zadaniom w twojej kancelarii.

Jest to oczywiście tablica interaktywna i edytowalna, ponieważ oferowany CRM można dostosować do swoich indywidualnych oczekiwań. Każdy moduł w ramach tablicy można edytować i wpisywać swobodnie w dany projekt.

Głęboka analiza danych

Tablica Kanban wyposażona jest również w opcję generowania statystyk dotyczących wykonywanych zadań i procesów. Zapewnia pakiet danych, które pomogą w podejmowaniu decyzji i optymalizacji wewnętrznych procedur, tak aby praca w kancelarii była możliwe najefektywniejsza.

Niezwykle ważnym czynnikiem jest rejestracja czasu pracy poświęconego przez poszczególnych prawników na konkretne zadania. Infino Legal daje możliwość rejestracji czasu pracy, zarówno bieżącej, jak i tej już wykonanej.

To pozwala nie tylko ocenić efektywność pracowników w ramach konkretnych zadań, ale też wyeliminować na przyszłość problemy, które decydują o spowolnieniu realizacji wyznaczonych celów i poprawić tym samym jakość świadczeń i podnieść poziom obsługi klienta.

Dzięki raportom zarejestrowanego czasu pracy można dokonać analizy w szerszej perspektywie i wykazać, co w firmie wymaga szczególnie pilnej reorganizacji.

Najważniejsze funkcje CRM dla kancelarii prawnej 

Lista kontrolna – jak wybrać najlepszy CRM dla kancelarii prawnych?

Przed wyborem systemu warto sprawdzić, czy CRM odpowiada na realne potrzeby kancelarii.

• Czy system jest dostosowany do pracy kancelarii prawnej, a nie tylko do sprzedaży?
• Czy pozwala prowadzić rejestr spraw i postępowań?
• Czy umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentów?
• Czy pozwala delegować zadania i kontrolować odpowiedzialność?
• Czy ma kalendarz i funkcje monitorowania terminów?
• Czy oferuje tablicę Kanban lub podobny widok etapów sprawy?
• Czy umożliwia rejestrację czasu pracy?
• Czy generuje raporty i statystyki?
• Czy pozwala pracować na szablonach dokumentów?
• Czy integruje się z rejestrami i systemami przydatnymi w pracy kancelarii?
• Czy wdrożenie systemu jest proste dla zespołu?
• Czy system wspiera bezpieczeństwo danych i autoryzację dostępu?

Jeżeli większość odpowiedzi brzmi „tak”, CRM ma większą szansę realnie usprawnić organizację pracy kancelarii.

FAQ

Co to jest CRM dla kancelarii prawnej?

CRM dla kancelarii prawnej to system, który wspiera zarządzanie sprawami, klientami, dokumentami, zadaniami, terminami, czasem pracy i raportowaniem w jednym miejscu.

Czym różni się CRM dla kancelarii od zwykłego CRM?

Zwykły CRM koncentruje się głównie na relacjach z klientami i sprzedaży. CRM dla kancelarii powinien dodatkowo obsługiwać sprawy, postępowania, dokumenty, terminy, zadania zespołu i bezpieczeństwo danych.

Jakie funkcje powinien mieć najlepszy CRM dla kancelarii prawnych?

Powinien mieć rejestr postępowań, obieg dokumentów, zarządzanie zadaniami, kalendarz terminów, tablicę Kanban, rejestrację czasu pracy, raporty, szablony dokumentów i integracje z przydatnymi rejestrami.

Czy CRM pomaga zwiększyć rentowność kancelarii?

Tak. CRM pomaga ograniczyć czas poświęcany na czynności administracyjne, mierzyć czas pracy, analizować efektywność i szybciej identyfikować obszary wymagające reorganizacji.

Czy Infino Legal wspiera pracę zespołową?

Tak. Infino Legal umożliwia delegowanie zadań, monitorowanie spraw na tablicy Kanban, dodawanie komentarzy, kontrolę terminów i współdzielenie dokumentów z zachowaniem autoryzacji dostępu.

Czy CRM sprawdzi się w postępowaniach restrukturyzacyjnych?

Tak. CRM może wspierać organizację pracy przy sprawach takich jak postępowanie restrukturyzacyjne, postępowanie upadłościowe czy postępowanie o zatwierdzenie układu, zwłaszcza w zakresie dokumentów, terminów, wierzycieli i zadań.

Podsumowanie

Najlepszy CRM dla kancelarii prawnych to taki, który odpowiada na realne potrzeby pracy prawnika: porządkuje sprawy, dokumenty, zadania, terminy, czas pracy i dane klientów w jednym miejscu.

Infino Legal wspiera automatyzację pracy kancelarii, monitorowanie postępowań, analizę danych i generowanie dokumentów. Dzięki temu kancelaria może działać sprawniej, ograniczać ryzyko błędów i lepiej obsługiwać klientów.

W środowisku, w którym liczba danych, dokumentów i obowiązków stale rośnie, dedykowane oprogramowanie dla kancelarii prawnych staje się nie tylko wygodnym narzędziem, ale ważnym elementem profesjonalnego zarządzania kancelarią.