E-kancelaria i jej kluczowe funkcje. Co powinien zawierać program do zarządzania kancelarią?
Elektroniczny obieg dokumentów, automatyczne tworzenie raportów i formularzy oraz prowadzenie elektronicznych rejestrów to dzisiaj codzienność w wielu firmach prawniczych. Łatwe w wyszukiwaniu archiwum to kolejny filar działalności kancelarii.
Od skutecznej integracji wszystkich tych funkcjonalności zależy płynność działania kancelarii. Jest to dzisiaj nie tyle dodatkowe wsparcie, ile wymóg umożliwiający realizowanie najważniejszych zadań.
Wychodząc naprzeciw potrzebom rynku, Infino Legal usprawnia kluczowe procesy w kancelarii prawnej i pomaga w jednym miejscu porządkować oraz przetwarzać gromadzone dane.
Najważniejsze informacje w skrócie
E-kancelaria to sposób organizacji pracy kancelarii prawnej oparty na cyfrowym obiegu dokumentów, elektronicznym archiwum, rejestrze korespondencji, automatyzacji dokumentów i bezpiecznym dostępie do danych.
- Program do zarządzania kancelarią powinien porządkować dokumenty, korespondencję, sprawy i dane klientów w jednym miejscu.
- Elektroniczny obieg dokumentów ogranicza ryzyko zagubienia plików i ułatwia przypisanie ich do właściwego postępowania.
- Infino Legal umożliwia przechowywanie dokumentów w wielu formatach oraz rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
- Automatyczne generowanie dokumentów, szablony, eksport plików i druki pocztowe przyspieszają codzienną pracę kancelarii.
- Bezpieczny dostęp do danych jest kluczowy, ponieważ dokumenty kancelarii często zawierają dane osobowe i informacje poufne.
Czym jest e-kancelaria?
E-kancelaria to kancelaria, która wykorzystuje narzędzia cyfrowe do organizacji dokumentów, korespondencji, spraw, rejestrów, terminów i pracy zespołu. Nie chodzi wyłącznie o przechowywanie plików na dysku. Kluczowe jest to, aby dokumenty były przypisane do konkretnych spraw, łatwe do odnalezienia i dostępne dla uprawnionych osób.
W praktyce e-kancelaria wspiera codzienną pracę prawnika przez:
- elektroniczny obieg dokumentów,
- rejestr korespondencji,
- archiwum dokumentów,
- tworzenie dokumentów na podstawie szablonów,
- eksport plików,
- kontrolę dostępu,
- pracę z bazą kontaktów,
- integracje z zewnętrznymi bazami i systemami.
Takie funkcje są ważne zarówno w klasycznej obsłudze prawnej przedsiębiorców, jak i przy bardziej złożonych sprawach, takich jak restrukturyzacja firmy, postępowanie restrukturyzacyjne, postępowanie upadłościowe czy postępowanie o zatwierdzenie układu.
Elektroniczny obieg korespondencji i dokumentów
Oprogramowanie do zarządzania kancelarią ma za zadanie odciążyć zespół, przede wszystkim redukując czas pracy poświęcany na czynności, które można z powodzeniem zautomatyzować. W systemie Infino Legal priorytetem jest usprawnienie obiegu dokumentacji, która w analogowych warunkach jest trudna do opanowania.
Dokumenty gubią się, często nie zostają właściwe uporządkowane i przypisane do odpowiedniego postępowania. Dlatego program do obsługi kancelarii musi odpowiadać na podstawową potrzebę pracowników kancelarii – przy jak najmniejszym nakładzie czasu i pracy zapewnić warunki do sprawnego zarządzania dokumentacją. Zarówno tą tworzoną wewnątrz, jak i przychodzącą z zewnątrz.
Infino Legal oferuje możliwość kontrolowania archiwum. Zapisywanie i późniejszy dostęp do dokumentów odbywa się z poziomu wygodnego panelu. Poszczególne moduły pozwalają zapisywać skany dokumentacji, przypisywać je do konkretnych typów postępowań lub wierzytelności, a także tworzyć nowe typy, jeśli pojawi się taka potrzeba.
Dodawanie plików może odbywać się bezpośrednio ze skanera albo pośrednio z urządzenia takiego jak laptop czy smartfon.
Jakie formaty plików powinien obsługiwać program dla kancelarii?
System Infino Legal umożliwia przechowywanie plików w różnych formatach: Excel, Word, PDF, PowerPoint, .png, .jpeg, .gif, .tiff, .txt oraz .csv. Nie ma więc konieczności przeformatowywania wszystkich dokumentów do jednego rozszerzenia.
To ważne, ponieważ kancelaria na co dzień pracuje na wielu typach plików: pismach procesowych, skanach, zestawieniach, formularzach, prezentacjach, tabelach, potwierdzeniach nadania czy dokumentach otrzymywanych od klientów.
Rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej
Następną kwestią jest klarowna i łatwa w obsłudze ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej od kontrahentów kancelarii, podmiotów współpracujących i instytucji prawnych.
Rejestracja wpływających pism i możliwość szybkiego przypisania ich do konkretnego postępowania lub projektu to jedno z najważniejszych ułatwień, jakie zyskują użytkownicy Infino Legal. Uporządkowanie korespondencji w firmie okazuje się bardzo proste i łatwe do utrzymania.
Przejrzysta rejestracja korespondencji pozwala na większą kontrolę zarządzania w firmie, a tym samym przyspiesza procedowanie spraw i ułatwia podejmowanie kluczowych dla danego postępowania decyzji w oparciu o pełen pakiet danych, do których dostęp jest intuicyjny i ekspresowy.
Rozwiązanie usprawnia kontakt z klientem, oferując ławy dostęp do historii jego korespondencji w formie elektronicznej na wielu urządzeniach. Tym samym przyczynia się do budowania wizerunku kancelarii jako podmiotu sprawnego i dobrze dbającego o dobro klienta.
Bezpieczny dostęp do danych kancelarii
E-kancelaria powinna zapewniać szybki, ale jednocześnie bezpieczny dostęp do danych. Dokumenty o znaczeniu prawnym często zawierają dane osobowe, informacje poufne i materiały istotne dla prowadzonych spraw.
Dlatego elektroniczna kancelaria Infino Legal pozwala zadbać o właściwe przetwarzanie danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. System chroni również przed sytuacją, w której dostęp do dokumentów uzyska osoba nieuprawniona.
Żądanie dostępu do określonego pakietu dokumentów może wymagać akceptacji przez osobę uprawnioną. Takie rozwiązanie wspiera kontrolę dostępu i bezpieczeństwo obiegu informacji w kancelarii.
Generowanie dokumentacji i łatwy eksport plików
Infino Legal to środowisko, w ramach którego ułatwieniu ulega także proces tworzenia nowych dokumentów oraz przesyłanie ich na zewnątrz.
W ramach tej funkcjonalności można skorzystać z wielu gotowych szablonów, jak również stworzyć własne zupełnie od zera lub edytować te zapisane w bazie (i udostępniać do dalszej pracy). Generowanie dokumentacji zajmuje często sporo czasu, dlatego automatyzacja tego procesu może realnie odciążyć zespół.
Dzięki e-kancelarii Infino Legal proces odbywa się wyjątkowo komfortowo i szybko, pozwalając przekierować uwagę i wysiłki zespołu na inne obszary działalności. Ponadto możliwość ustawienia powiadomień i dodawania komentarzy do dokumentów czyni wymianę informacji między pracownikami bardziej efektywną.
Baza kontaktów, integracje i druki pocztowe
W celu uzyskania jak największej przejrzystości nasz system daje możliwość budowania bazy kontaktów, w której można wyszczególnić typy adresatów: mogą to być osoby fizyczne, firmy, urzędy, sądy, a nawet poszczególne wydziały sądów.
Oprogramowanie jest kompatybilne także z bazami zewnętrznymi, takimi jak KRZ czy KRS, co ułatwia eksport dokumentacji do systemów istotnych dla funkcjonowania kancelarii.
Infino Legal daje też możliwość tworzenia druków pocztowych, łatwych do wydrukowania i prostej wysyłki, a nawet potwierdzeń nadania, co w oczywisty sposób zabezpiecza naszą firmę w ewentualnych sytuacjach spornych.
Najważniejsze funkcje e-kancelarii
| Funkcje e-kancelarii | Co umożliwia? | Korzyści dla kancelarii |
|---|---|---|
| Elektroniczny obieg dokumentów | zapisywanie, przypisywanie i porządkowanie dokumentów | mniej chaosu i szybszy dostęp do akt sprawy |
| Archiwum dokumentów | przechowywanie plików w różnych formatach | łatwiejsze wyszukiwanie i kontrola dokumentacji |
| Rejestr korespondencji | ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej | lepsza kontrola spraw i kontaktu z klientem |
| Generowanie dokumentów | szablony, edycja i tworzenie dokumentów | oszczędność czasu zespołu |
| Baza kontaktów | porządkowanie adresatów i instytucji | szybsza wysyłka i mniejsza liczba pomyłek |
| Integracje z bazami | kompatybilność m.in. z KRZ i KRS | łatwiejszy eksport danych i dokumentów |
| Kontrola dostępu | akceptacja dostępu do dokumentów | większe bezpieczeństwo danych |
| Druki pocztowe | generowanie druków i potwierdzeń nadania | lepsza dokumentacja wysyłki |
Jak wybrać program do zarządzania kancelarią?
Wdrożenie systemu nie powinno wymagać skomplikowanych działań i reorganizacji. Dobry program dla kancelarii prawnych powinien być dopasowany do realiów branży i wspierać codzienne procesy, które rzeczywiście zajmują czas zespołu.
Przy wyborze warto sprawdzić, czy system:
- umożliwia elektroniczny obieg dokumentów,
- pozwala rejestrować korespondencję przychodzącą i wychodzącą,
- obsługuje różne formaty plików,
- pozwala przypisywać dokumenty do spraw, postępowań lub wierzytelności,
- wspiera tworzenie dokumentów na podstawie szablonów,
- umożliwia kontrolę dostępu do danych,
- pozwala prowadzić bazę kontaktów,
- ułatwia eksport dokumentów,
- wspiera pracę na wielu urządzeniach,
- jest dostosowany do potrzeb kancelarii prawnej.
FAQ
Co to jest e-kancelaria?
E-kancelaria to kancelaria korzystająca z cyfrowych narzędzi do zarządzania dokumentami, korespondencją, sprawami, kontaktami, archiwum i pracą zespołu.
Co powinien zawierać program do zarządzania kancelarią?
Program do zarządzania kancelarią powinien zawierać elektroniczny obieg dokumentów, rejestr korespondencji, archiwum, generowanie dokumentów, bazę kontaktów, kontrolę dostępu i możliwość eksportu plików.
Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów jest ważny?
Elektroniczny obieg dokumentów ogranicza ryzyko zagubienia plików, ułatwia przypisywanie dokumentów do spraw i pozwala szybciej odnaleźć potrzebne informacje.
Czy Infino Legal umożliwia generowanie dokumentów?
Tak. Infino Legal pozwala korzystać z gotowych szablonów, tworzyć własne dokumenty, edytować je i udostępniać do dalszej pracy.
Jakie formaty plików obsługuje Infino Legal?
System obsługuje m.in. pliki Excel, Word, PDF, PowerPoint, .png, .jpeg, .gif, .tiff, .txt i .csv.
Czy e-kancelaria pomaga w sprawach restrukturyzacyjnych i upadłościowych?
Tak. Uporządkowany obieg dokumentów, korespondencja, baza kontaktów i kontrola dostępu są przydatne także przy sprawach takich jak postępowanie restrukturyzacyjne, postępowanie upadłościowe czy postępowanie o zatwierdzenie układu.
Podsumowanie
E-kancelaria to dziś nie tylko wygodne rozwiązanie, ale ważny element sprawnego zarządzania kancelarią prawną. Elektroniczny obieg dokumentów, archiwum, rejestr korespondencji, generowanie dokumentów, baza kontaktów i kontrola dostępu pozwalają ograniczyć chaos oraz przyspieszyć codzienną pracę.
Infino Legal jako oprogramowanie dla kancelarii prawnych wspiera kluczowe procesy organizacyjne i pomaga świadczyć usługi prawne na wyższym jakościowo poziomie. Dobrze wdrożony system pozwala lepiej zarządzać dokumentacją, szybciej reagować na potrzeby klientów i bezpieczniej pracować na danych kancelarii.
