Funkcjonalny CRM – najlepsze wsparcie w zarządzaniu kancelarią

W codziennej pracy zależy nam na efektywności i dobrych relacjach z partnerami biznesowymi. Dlatego w kancelarii prawnej tak ważne jest dzisiaj korzystanie z cyfrowych narzędzi, które pomagają uporządkować przepływ informacji oraz podnieść jakość kontaktu z klientami, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo danych. Na te potrzeby odpowiadają wielozadaniowe programy CRM. Dobrane odpowiednio do profilu działalności zapewniają poprawę funkcjonowania firmy w wielu obszarach. Dlatego systemy CRM stają się powoli narzędziem powszechnym.

Spośród nich wyróżnia się nowoczesny, funkcjonalny system Infino Legal. W jaki sposób takie oprogramowanie może pomóc w zarządzaniu kancelarią?

Najważniejsze informacje w skrócie

• Funkcjonalny CRM porządkuje informacje o klientach, sprawach, dokumentach i zadaniach w jednym systemie.
• Oprogramowanie do zarządzania kancelarią pomaga monitorować postępy spraw, delegować zadania i pilnować terminów.
• Rejestracja czasu pracy oraz raportowanie wspierają analizę rentowności kancelarii.
• CRM ułatwia komunikację z klientami, ponieważ zespół ma szybki dostęp do aktualnego statusu sprawy.
• Program dla kancelarii prawnych powinien być dopasowany do specyfiki pracy prawników, doradców restrukturyzacyjnych i syndyków.

Czym jest CRM dla kancelarii prawnej?

CRM, czyli system do zarządzania relacjami z klientami, w kancelarii pełni szerszą rolę niż w typowej firmie. To nie tylko baza kontaktów, ale to centrum organizacyjne, w którym zespół sprawdza status sprawy, przypisane zadania, historię kontaktu z klientem, dokumenty, terminy i czas pracy.

W branży prawnej dobry CRM powinien uwzględniać specyfikę prowadzenia spraw: wiele osób pracujących nad jednym postępowaniem, złożone dokumenty, terminy procesowe i potrzebę szybkiego dostępu do aktualnych danych.

Co CRM automatyzuje w kancelarii?

Automatyzacja procesów to jedna z najważniejszych korzyści z wdrożenia systemu. W praktyce może obejmować:

• generowanie dokumentów na podstawie szablonów,
• przypisywanie zadań i kontrolę terminów,
• elektroniczny obieg dokumentów i korespondencji,
• rejestrację czasu pracy i generowanie raportów,
• porządkowanie danych klientów i historii spraw.

Kancelarie korzystające z systemów do zarządzania pracą, takich jak Infino Legal odzyskują nawet 257 godzin rocznie . To czas, który wcześniej przeznaczały na powtarzalne czynności administracyjne.

Warto jednak pamiętać: automatyzacja daje największe efekty wtedy, gdy kancelaria najpierw porządkuje własny sposób pracy, a dopiero potem wdraża narzędzie, które ten sposób pracy wspiera.

Efektywne działanie kancelarii polega na stabilnym i jednocześnie elastycznym zarządzaniu wieloma procesami równocześnie. Szybkie delegowanie zadań, zarządzanie zespołem, opracowanie niezbędnej dokumentacji, kontrola bieżących postępowań, przechowywanie danych oraz wiele innych czynności. Ważne jest, aby te liczne komponenty dało się kontrolować z poziomu jednego systemu. Infino Legal zaspokaja tę potrzebę, automatyzując wszystkie procesy kluczowe dla działania kancelarii. Zapewnia między innymi możliwość automatycznego generowania dokumentów w oparciu o zestaw szablonów, co pozwala uniknąć błędów, które zdarzają się przy sporządzaniu aktów prawnych.

Automatyzacji pracy w kacelarii podlegają też tak czasochłonne czynności jak tworzenie sprawozdań rachunkowych czy spisów majątków. Zmienia się na lepsze również codzienna praca sekretariatu, dzięki zautomatyzowanemu obiegowi dokumentów i korespondencji. Oprogramowanie niezawodnie porządkuje i optymalizuje zatem pracę wielu działów i oszczędza czas, który poświęcano w kancelarii na szczególnie wymagające czynności.

Jak CRM pomaga monitorować sprawy?

Kancelaria prawna odpowiedzialna za prowadzenie wielu spraw równocześnie nie poradzi sobie dzisiaj bez narzędzia, które pozwala w sposób intuicyjny i klarowny monitorować zadania i czynności podejmowane w ramach postępowań. W tym wypadku jeszcze istotniejsze jest korzystanie z oprogramowania dedykowanego właśnie kancelariom prawnym.

Oferowana w ramach systemu Infino Legal tablica Kanban umożliwia transparentny i w pełni komfortowy wgląd w prowadzenie każdej sprawy. Dzięki niej łatwo określić etap, na jakim jest dane postępowanie, przydzielić kolejne zadania prawnikom i kontrolować przebieg ich wykonywania. Komfort pracy zwiększają też takie funkcje jak dodawanie i rejestrowanie notatek, które zawierają informacje kluczowe do procedowania sprawy na kolejnych etapach.

W monitorowaniu postępowań pomaga wreszcie intuicyjna dla użytkownika, wyposażona w system nowoczesnych zabezpieczeń baza danych. Łatwe i szybkie wyszukiwanie potrzebnych kontaktów i informacji związanych z prowadzonymi sprawami to rzecz nie do przecenienia. Bazę uzupełnia przejrzysty rejestr wszystkich dokumentów, a także funkcjonalny kalendarz.

Co ważne, CRM Infino Legal daje możliwość łatwego wglądu do prowadzonych postępowań na urządzeniach różnego typu. Opcja pracy zdalnej jest przecież współcześnie powszechną praktyką, więc ważne jest, aby oprogramowanie było dostępne w dowolnym miejscu i czasie w formie wygodnych aplikacji. Liczy się przy tym intuicyjność rozwiązań i przejrzystość strony graficznej. Podobnie jak i to, czy dostawca oprogramowania zapewnia odpowiednie wsparcie techniczne w czasie trwania umowy.

CRM jako baza wiedzy o klientach i sprawach

Szybki dostęp do informacji ma bezpośredni wpływ na jakość obsługi klienta. Jeśli każda osoba z zespołu wie, gdzie znaleźć aktualne dane i historię ustaleń, kancelaria działa sprawniej i bardziej profesjonalnie.

Ma to szczególne znaczenie przy zmianach personalnych. Jeżeli pracownik odchodzi lub przekazuje sprawę innej osobie, uporządkowany system ogranicza ryzyko utraty wiedzy. Więcej na ten temat piszemy na naszej stronie o zarządzaniu wiedzą zespołu w kancelarii.

Analiza danych i czasu pracy 

Dobrze opracowany system do zarządzania kancelarią oferuje możliwość gromadzenia danych na temat efektywności pracy zespołu. Równie ważna jest jednak ich konstruktywna analiza. Ponad 50% pracowników uważa, że automatyczne rejestrowanie czasu pracy poprawiłoby ich efektywność. To fakt, że pomiar i raportowanie czasu pracy wpływa na transparentność i produktywność firm. Dlatego Infino Legal zostało przygotowane jako praktyczne narzędzie także do ewidencjonowania czasu pracy, dające jednocześnie możliwość przetwarzania danych i generowania raportów dotyczących produktywności. Pozwala więc sprawdzić efektywność pracy prawników i wdrożyć niezbędne zmiany, co w oczywisty sposób przekłada się na optymalizację kosztów działalności. Dzięki sprawnemu systemowi CRM dla kancelarii można znacząco zwiększyć liczbę obsługiwanych spraw.

CRM a jakość obsługi i usprawnienie kontaktu z klientami

Wspomniane korzyści prowadzą do osiągnięcia kluczowego celu – znacząco ułatwiają nam podtrzymywanie regularnego, stałego kontaktu z klientami. Powszechnie wiadomo, że budowanie trwałych relacji przesądza o sukcesie marki. Do kancelarii prawnej odnosi się to szczególnie, bowiem musi ona cieszyć się niepodważalnym zaufaniem swoich klientów. Najlepszy program CRM zapewnia opanowanie natłoku informacji, pozwala łatwo monitorować bieżące postępowania i tym samym zapewnić w pełni satysfakcjonującą obsługę na każdym etapie sprawy. Zaoszczędza czas, dając możliwość zawierania nowych kontaktów i poszerzania bazy klientów, a także podtrzymywania dobrych relacji z dotychczasowymi.

Jeżeli chcesz sprawdzić, jakie funkcje powinien mieć najlepszy CRM dla kancelarii prawnych, warto porównać nie tylko moduł kontaktów, ale także obsługę spraw, dokumentów, terminów i czasu pracy.

Czym różni się zwykły CRM od oprogramowania dla kancelarii?

Standardowe systemy CRM są projektowane z myślą o sprzedaży i obsłudze leadów. Kancelaria potrzebuje czegoś innego.

Dla kancelarii obsługującej restrukturyzacje, postępowania upadłościowe lub wieloetapowe sprawy gospodarcze – lepszym wyborem będzie dedykowane oprogramowanie branżowe niż ogólny CRM.

Jak wdrożyć CRM w kancelarii krok po kroku?

Krok 1. Zidentyfikuj problemy organizacyjne
Określ, co najbardziej utrudnia pracę – chaos w dokumentach, brak kontroli terminów, niejasny podział zadań, trudności z raportowaniem.

Krok 2. Określ procesy do objęcia systemem
Zacznij od spraw, zadań, dokumentów, terminów i czasu pracy. Nie przenoś do systemu wszystkiego naraz.

Krok 3. Ustal standardy pracy zespołu
System będzie skuteczny tylko wtedy, gdy wszyscy korzystają z niego w podobny sposób. Ustal zasady nazywania spraw, dodawania dokumentów i aktualizowania statusów.

Krok 4. Przenieś dane w uporządkowany sposób
Przed wdrożeniem uporządkuj bazę klientów i aktywne sprawy. Przeniesienie chaosu do nowego systemu nie rozwiąże problemu.

Krok 5. Przeszkol zespół i monitoruj efekty
Każda osoba powinna wiedzieć, jak korzystać z systemu w codziennej pracy. Po wdrożeniu sprawdzaj, czy CRM faktycznie skraca czas pracy i poprawia komunikację.

Lista kontrolna: czy kancelaria potrzebuje CRM?

Rozważ wdrożenie systemu, jeśli na większość pytań odpowiadasz twierdząco:

• Informacje o sprawach są rozproszone w mailach, folderach i notatkach.
• Trudno szybko ustalić aktualny status sprawy.
• Zadania są delegowane ustnie lub przez wiele różnych kanałów.
• Zespół traci czas na szukanie dokumentów.
• Terminy są kontrolowane ręcznie.
• Klienci często dopytują o status sprawy.
• Przekazywanie spraw między osobami jest trudne.
• Kancelaria prowadzi wiele postępowań jednocześnie.