Solvbot pozwala przechowywać pliki Word wraz z korespondencję w systemie.
Rejestracja korespondencji
Zarejestruj korespondencję:
- W menu znajdującym się w lewej części ekranu wybierz zakładkę Korespondencja i kliknij Zarejestruj nową.
- Jeśli chcesz zarejestrować korespondencję wprowadź skan ze swojego komputera. Możesz też dodać korespondencję bez skanu, klikając opcję “Wprowadź bez skanu”.
- Wybierz kierunek korespondencji, określ postępowanie i kliknij “Dalej”.
- Wybierz nadawcę, adresata, datę wysłania oraz uzupełnij treść i kliknij “Zapisz”.
Załączanie plików źródłowych
Aby po zarejestrowaniu korespondencji załączyć plik źródłowy:
- Wybierz zakładkę Plik źródłowy.
- Kliknij “Dodaj plik źródłowy”.
- Wybierz z komputera plik, który chcesz dołączyć.
- Kliknij “Zapisz”.
Od teraz pod korespondencją będzie dostępny załączony plik źródłowy.
Solvbot pozwala na załączanie wielu plików źródłowych. Każdy z plików można zaktualizować i przesłać nową wersję pisma. W tym celu w kolumnie czynności kliknij ikonkę koła zębatego i wybierz “Edytuj”.
Generowanie druków pocztowych
Kolejnym krokiem po zarejestrowaniu korespondencji w systemie jest wysłanie jej. Aby automatycznie wygenerować druki pocztowe, czyli kopertę i potwierdzenie nadania:
- U dołu karty Korespondencji wychodzącej naciśnij przycisk “Generuj druki pocztowe”.
- Wybierz szablon, np. “Koperta C5 (z nadawcą)” lub “Potwierdzenie nadania (tabela)”.
- Z listy zaznacz dokument, do którego potrzebujesz druki pocztowe.
- Kliknij “Wygeneruj”.
Dzięki dodaniu plików źródłowych i dodaniu skanów potwierdzeń w systemie Solvbot powstaje kompletne archiwum.
