Jak dodawać i porządkować pliki współdzielone? 

Czego dotyczy ta instrukcja? 

Ta instrukcja pokaże Ci, jak dodawać pliki do Infino Legal – z menu głównego lub bezpośrednio w postępowaniu – oraz jak je przeglądać, edytować, pobierać, aktualizować i usuwać. Dowiesz się też, jak oznaczać pliki tagami i szybko wyszukiwać je filtrem Tagi.
W systemie możesz przechowywać pliki w wielu formatach: Excel, Word, PDF,  .png, .jpeg, .gif, .tiff, .txt i .csv. Plik możesz powiązać z konkretnym postępowaniem albo dodać go bez postępowania – np. wzory dokumentów czy materiały wewnętrzne kancelarii. 

Dla kogo? 

#użytkownik #administrator 

Korzyści dla Ciebie 

• Masz wszystkie pliki w jednym miejscu – nie musisz trzymać ich na dysku komputera, a cały zespół ma do nich dostęp. 
• Oglądasz pliki bez pobierania – podgląd otwiera się bezpośrednio w systemie. 
• Szybko znajdujesz potrzebne dokumenty – oznaczasz pliki tagami i filtrujesz po nich listę. 
• Pracujesz na aktualnej wersji – nową wersję pliku dodasz bez tworzenia duplikatów. 
• Dbasz o bezpieczeństwo danych – pliki są przechowywane w systemie, a nie na prywatnych dyskach. 

Jak dodać plik z menu głównego? 

1. Wejdź w Pliki → Dodaj plik. 
2. Przeciągnij i upuść pliki w obszar oznaczony prostokątem albo kliknij go, aby wybrać pliki z komputera. 
3. W polu Tagi wybierz z listy tag pliku (opcjonalnie). Możesz zacząć wpisywać nazwę tagu, żeby szybciej go znaleźć. Jeśli potrzebnego tagu nie ma, możesz utworzyć go korzystając z przycisku Utwórz nowy tag – zobacz instrukcję „Jak dodać nowy tag?”. 
4. Wybierz postępowanie, do którego chcesz dodać pliki, albo zostaw to pole puste. 
5. Wybierz zadanie, do którego chcesz dołączyć plik (opcjonalnie). 
6. Uzupełnij pole z notatką (opcjonalnie). 
7. Kliknij Prześlij. 

Jak dodać plik w postępowaniu? 

1. Wejdź na kartę postępowania, w którym chcesz dodać pliki. 
2. Przejdź do zakładki Pliki współdzielone i kliknij Dodaj pliki. 
3. Przeciągnij i upuść pliki w obszar oznaczony prostokątem albo kliknij go, aby wybrać pliki z komputera. 
4. W polu Tagi wybierz z listy tag pliku (opcjonalnie). 
5. Wybierz zadanie, do którego chcesz dołączyć plik (opcjonalnie). 
6. Uzupełnij pole z notatką (opcjonalnie). 
7. Kliknij Prześlij. Plik zostanie automatycznie powiązany z tym postępowaniem. 

Jak wyszukać plik? 

1. Wejdź w Pliki → Pliki współdzielone albo w zakładkę Pliki współdzielone na karcie postępowania. 
2. Skorzystaj z jednej z wyszukiwarek u góry ekranu. Pliku możesz wyszukać: 
   1. Po nazwie (wpisując min. 3 znaki)  
   2. Po tagu – wpisując go ręcznie lub wybierając z listy. Tagi są pokazane jako kolorowe znaczniki i posortowane alfabetycznie. 
   3. Po postępowaniu – wybierając odpowiednie postępowanie z listy.  
3. Lista pokaże pliki, które mają co najmniej jeden z wybranych tagów. 

Jak podejrzeć plik? 

1. Wejdź w Pliki → Pliki współdzielone albo w zakładkę Pliki współdzielone na karcie postępowania. 
2. Kliknij nazwę pliku. Jego zawartość wyświetli się bezpośrednio w systemie. 

Jak edytować plik lub zmienić jego tag? 

1. Wejdź w Pliki → Pliki współdzielone albo w zakładkę Pliki współdzielone na karcie postępowania. 
2. Przy wybranym pliku kliknij trzy kropki → Edytuj. 
3. Wprowadź zmiany. Aby dodać lub zmienić tag, w polu Tagi wybierz inny tag z listy albo usuń dotychczasowy. 
4. Kliknij Zapisz. 

Jak pobrać plik? 

1. Wejdź w Pliki → Pliki współdzielone albo w zakładkę Pliki współdzielone na karcie postępowania. 
2. Przy wybranym pliku kliknij trzy kropki → Pobierz. Plik zapisze się w domyślnym folderze pobierania na Twoim komputerze. 

Jak dodać nową wersję pliku? 

1. Wejdź w Pliki → Pliki współdzielone albo w zakładkę Pliki współdzielone na karcie postępowania. 
2. Przy pliku, który chcesz zaktualizować, kliknij trzy kropki → Dodaj nową wersję. 
3. Przeciągnij i upuść nowy plik w obszar oznaczony prostokątem albo kliknij go, aby wybrać plik z komputera. 
4. Kliknij Prześlij. 

Jak usunąć plik? 

1. Wejdź w Pliki → Pliki współdzielone albo w zakładkę Pliki współdzielone na karcie postępowania. 
2. Przy wybranym pliku kliknij trzy kropki → Usuń. 
3. Potwierdź, klikając Usuń. 

Jak zarządzać tagami plików? 

Listą tagów plików zarządzasz w Pliki → Tagi plików. Kliknij Dodaj nowy tag, wpisz nazwę, wybierz kolor i kliknij Zapisz. Na tej samej liście, w kolumnie Czynności, tag edytujesz, usuniesz lub sprawdzisz historię jego zmian. Szczegóły znajdziesz w instrukcji „Jak dodać nowy tag?”. 

Warto wiedzieć 

• Ustal w zespole jedną listę tagów plików, np. „Umowy”, „Pisma procesowe”, „Dokumenty finansowe” – wszyscy będą oznaczać pliki w ten sam sposób. 
• Zmiana nazwy tagu na liście tagów zmienia ją we wszystkich plikach oznaczonych tym tagiem. 
• Zamiast wgrywać poprawiony dokument jako nowy plik, użyj opcji Dodaj nową wersję – unikniesz duplikatów. 
• Pliki możesz dołączać też bezpośrednio do zadań – zobacz instrukcję Pliki na zadaniach. 

Podsumowanie 

Pliki dodasz z menu Pliki → Dodaj plik albo w zakładce Pliki współdzielone postępowania. Przy dodawaniu i edycji możesz oznaczyć plik tagiem, a potem szybko znaleźć go filtrem Tagi. Każdy plik podejrzysz, pobierzesz, zaktualizujesz nową wersją lub usuniesz z poziomu listy plików.