Jak założyć nowe postępowanie?

Czego dotyczy ta instrukcja? 

Ta instrukcja pokaże Ci, jak założyć nowe postępowanie w Infino Legal na trzy sposoby: na podstawie danych z KRZ, ręcznie albo na podstawie danych z PISP (Portal Informacyjny Sądów Powszechnych).
Dowiesz się też, co zrobić, gdy nie widzisz postępowania na liście KRZ oraz w których miejscach warto uzupełnić dane, żeby od razu zacząć pracą na sprawie. Dodatkowo poznasz opcję uproszczonego zakładania postępowania ręcznie dla osoby fizycznej i firmy – to wygodne rozwiązanie, gdy chcesz szybko wystartować bez uzupełniania wielu pól na początku (szczególnie jeśli dopiero wdrażasz się w system i budujesz swoje standardy pracy). Na koniec pokażemy Ci, jak oznaczyć postępowanie tagami, żeby szybko je odnajdywać i filtrować. 

Dla kogo? 

#użytkownik #administrator 

Korzyści dla Ciebie 

Dlaczego warto skorzystać z tej funkcji? 

• Masz porządek w pracy zespołu i sprawie – od razu przypisujesz osobę odpowiedzialną (powiadomienia, terminy, zadania) oraz łatwo i szybko budujesz cały proces postępowania. 
• Oszczędzasz czas – możesz pobrać dane z KRZ lub PISP zamiast wpisywać je ręcznie. 
• Unikasz pomyłek w danych – weryfikujesz informacje przed utworzeniem postępowania w systemie. 
• Startujesz z gotową kartą postępowania – po zapisaniu od razu przechodzisz do pracy na sprawie. 
• Możesz założyć postępowanie ręcznie w uproszczonym formularzu, żeby szybko zacząć pracę bez wypełniania wielu danych, które na starcie nie są konieczne. 
• Od razu porządkujesz postępowania tagami – oznaczasz sprawę np. rodzajem klienta, priorytetem czy zespołem, a potem w klika sekund zawężasz listę postępować do potrzebnych spraw i eksportujesz ją do Excela.

Jak założyć nowe postępowanie w Infino Legal? 

Krok 0: Wejście w dodawanie postępowania 

1. Wejdź w Postępowania → Nowe postępowanie (ostatnia opcja w zakładce). 

   albo 

2. Kliknij w prawym górnym rogu ikonę + → Postępowanie.

albo 

3.  Wejdź w zakładkę Postępowania → Lista postępowań → Nowe postępowanie  

Na starcie wybierasz, w jaki sposób tworzysz postępowanie (KRZ / ręcznie / PISP).  

Opcja A: Tworzenie postępowania na podstawie danych z KRZ 

1. Kliknij na liście postępowań Nowe postępowanie lub skorzystaj z  +  → Postępowanie.
2. Wybierz opcję Na podstawie danych z KRZ i kliknij Utwórz. System przeniesie Cię do ekranu zbiorczego z wszystkimi postępowaniami zarejestrowanymi w KRZ. 
3. Wybierz z listy postępowanie, które chcesz utworzyć. Kliknij w sygnaturę sprawy lub trzy kropki → Dodaj nowe postępowanie . System przeniesie Cię do karty postępowania, na której możesz sprawdzić szczegóły postępowania. 

4. Sprawdź dane i kliknij Utwórz w INSO. W rozwijalnej liście znajdziesz również inne możliwości – Połącz z istniejącym postępowaniem lub Utwórz w Restru.   

5. Zostaniesz przeniesiony na kartę tworzenia nowego postępowania. Po prawej stronie wyświetlą się wszystkie dane postępowania z KRZ.  Przypisz osoby odpowiedzialne za postępowanie – doradcę restrukturyzacyjnego i osobę odpowiedzialną. Możesz również uzupełnić pola opcjonalne. Wybierz sąd, wydział i sędziego, uzupełnij daty dotyczące postępowania, wprowadź numer rachunku masy i dodaj własne pola, które mają wyświetlać się na karcie tego typu postępowania.  

• Jeśli chcesz zmienić typ postępowania należy kliknąć w przycisk Wprowadź ręcznie. System pozwoli wtedy na zmianę podmiotu i typu postępowania.  
• Jeśli w systemie nie ma kontaktu osoby lub firmy będącej podmiotem: kliknij Utwórz nowy kontakt, wybierz typ kontaktu, uzupełnij brakujące dane i kliknij Utwórz. 
• Jeśli chcesz oznaczyć postępowanie tagami, w sekcji Szczegóły postępowania (opcjonalne) wybierz je w polu Tagi. Więcej znajdziesz w części „Jak oznaczyć postępowanie tagami?” poniżej.

6. Kliknij Zapisz. System na tym etapie poprosi Cię o określenie dostępów do postępowania. Sprawdź, czy wszystkie osoby zaangażowane w postępowanie mają do niego dostęp, a następnie kliknij Przejdź do postępowania. Więcej na temat zarządzania dostępem znajdziesz tutaj.  
7. Po założeniu postępowania, system przekieruje Cię na jego kartę. 

Jeśli na liście KRZ nie widzisz postępowania, które chcesz utworzyć

1. Kliknij w trzy kropki a następnie wybierz Wczytaj brakujące postępowania KRZ.
2. Wybierz z listy syndyka.
3. Wpisz sygnaturę i kliknij Wczytaj z KRZ.

 

Opcja B: Tworzenie postępowania na podstawie danych z PISP 

1. Kliknij na liście postępowań Nowe postępowanie lub skorzystaj z + → Postępowanie.
2. Wybierz opcję Na podstawie danych z Portalu Informacyjnego i kliknij Utwórz. System przeniesie Cię do ekranu zbiorczego z wszystkimi postępowaniami zarejestrowanymi w Portalu Informacyjnym.   
3. Jeśli postępowanie nie zostało jeszcze połączone z Infino Legal to w kolumnie Postępowanie w Infino Legal będzie widoczna adnotacja brak.  Z listy postępowań w Portalu Informacyjnym wybierz sprawę i kliknij jej sygnaturę. 
   
4.  Zapoznaj się ze szczegółami i kliknij:
   • Utwórz nowe w Infino Legal – jeśli postępowanie nie było wcześniej wprowadzane 
   • Połącz istniejące w Infino Legal  – jeśli wcześniej zostało już ręcznie utworzone postępowanie i chcesz je scalić.  
5. W przypadku:
   • założenia nowego postępowania, wybierz podmiot postępowania i typ powstępowania  
   • połączenia z postępowaniem w Infino Legal wybierz postępowanie, które chcesz połączyć. Jeśli sygnatury postępowań są niezgodne i system nie może ich połączyć automatycznie zaznacz okienko Wymuś połączenie postępowań. 
6. Uzupełnij informacje i kliknij Zapisz.

Opcja C: Wprowadzanie postępowania ręcznie 

1. Kliknij na liście postępowań Nowe postępowanie lub skorzystaj z + → Postępowanie.
2. Wybierz Wprowadź ręcznie i kliknij Utwórz. System przeprowadzi Cię przez formularz tworzenia postępowania.   

3. Określ Podmiot postępowania i typ postępowania. 

• Podmiotem postępowania może być osoba fizyczna, firma lub urząd. Rozwiń listę lub wyszukaj podmiot wpisując jego nazwę w pole wyboru. Jeżeli na tym etapie w systemie nie ma kontaktu, którego dotyczyć będzie postępowanie – skorzystaj z przycisku Utwórz nowy kontakt i wypełnij formularz zakładania kontaktu.  
• Rozwiń listę lub wyszukaj typu postępowania wpisując jego nazwę w pole wyboru. Jeżeli na tym etapie w systemie nie ma typu postępowania, który dotyczy tej sprawy – skorzystaj z przycisku Utwórz nowy typ i wypełnij formularz. Pamiętaj, aby oznaczyć, czy postępowanie zawiera elementy upadłościowe i restrukturyzacyjne i czy postępowanie toczy się w sądzie. Jeśli nie zaznaczysz tej opcji system nie wyświetli w postępowaniu funkcji dedykowanych takich jak spis należności, lista wierzytelności, KRZ itp.  

Po określeniu podmiotu oraz typu kliknij Dalej.  

4. Uzupełnij obowiązkowe pola: prowadzący oraz osoba odpowiedzialna. Może zdarzyć się, że jest to ta sama osoba. 
5. Na tym etapie zalecamy uzupełnienie pól opcjonalnych: 

• Ogólne informacje postępowania – możesz tutaj wprowadzić krótki opis postepowania oraz zaznaczyć okienko automatycznego obserwowania wszystkich nowych zadań w postępowaniu. W ten sposób system będzie informował Cię o nowych zadaniach nawet jeśli nie będziesz do nich bezpośrednio przypisany. Również tutaj możesz wskazać biuro obsługujące postępowania – ułatwi to systemowi powiązanie z odpowiednim sądem i zaczyta jego dane adresowe do korespondencji.  W tej sekcji znajdziesz też pole Tagi, w którym możesz oznaczyć postępowanie jednym lub kilkoma tagami (np. „Priorytet”, „Klient kluczowy”). Więcej znajdziesz w części „Jak oznaczyć postępowanie tagami?” poniżej. 
• Pola dotyczące sądu – bardzo ważne jest, aby uzupełnić pola związane z sądem, w którym toczy się postępowanie. Określ sąd i wydział, wskaż sędziego oraz sygnatury akt. Jeśli w systemie nie zostały jeszcze wprowadzone dane dotyczące sądu lub sędziego – skorzystaj z przycisku Utwórz nowy kontakt.  
• Pola użytkownika – jeżeli chcesz, aby w postępowaniu wyświetlały się niestandardowe pola możesz skorzystać z pól użytkownika. Więcej na ich temat dowiesz się z instrukcji

Jeżeli dane postępowanie zostało określone jako zawierające elementy upadłościowe i restrukturyzacyjne – system wyświetli dodatkowe pola do uzupełnienia:  

• Pola postępowań upadłościowych i restrukturyzacyjnych – należy wskazać w nich daty obwieszczenia, ogłoszenia upadłości, uprawomocnienia się postępowania, wyrejestrowania z KRS, datę zakończenia i/lub datę złożenia wniosku. Dzięki temu system będzie mógł automatycznie wysyłać przypomnienia. Dodatkowo w tym miejscu możesz uzupełnić numer rachunku masy oraz dodać sygnaturę akt 3 (do zgłoszeń wierzytelności).  

6. Kliknij przycisk Utwórz. System na tym etapie poprosi Cię o określenie dostępów do postępowania. Sprawdź, czy wszystkie osoby zaangażowane w postępowanie mają do niego dostęp, a następnie kliknij Przejdź do postępowania. Więcej na temat zarządzania dostępem znajdziesz tutaj.  

7. Po założeniu postępowania, system przekieruje Cię na jego kartę. Sprawdź, czy wprowadzone dane podmiotu są kompletne i uzupełnij ewentualne braki takie jak np. imię i nazwisko, PESEL, NIP, formy do generowania pism – dopełniacz, imię ojca i matki, dane kontaktowe. Jeśli nie zostały one wprowadzone w momencie tworzenia kontaktu system nie załączy ich przy tworzeniu postępowania.  

Opcja D: Wprowadzanie postępowania ręcznie dzięki uproszczonemu formularzowi dla osoby fizycznej  

Skorzystaj z tej opcji, jeśli chcesz szybko wprowadzić postępowanie związane z osobą fizyczną, a następnie uzupełnić dane na późniejszym etapie. System określi takie postepowanie jako obsługę prawną.  

1. Kliknij na liście postępowań Nowe postępowanie lub skorzystaj z + → Postępowanie.
2. Wybierz opcję Uproszczony formularz – nowa osoba fizyczna i kliknij Utwórz. System przeprowadzi Cię przez formularz tworzenia postępowania.   
3. Określ imię i nazwisko podmiotu. Uzupełnij dodatkowe pola podmiotu (adres mailowy) oraz pola postępowania – określ prowadzącego oraz osobę odpowiedzialną za postępowanie.  

• Na tym etapie możesz zaznaczyć okienko z automatycznym obserwowaniem wszystkich nowych zadań w postępowaniu  

4. Kliknij utwórz. System przeniesie Cię do karty postępowania, na której możesz uzupełnić pozostałe wymagane dane. 

Opcja E: Wprowadzanie postępowania ręcznie dzięki uproszczonemu formularzowi dla firmy  

Skorzystaj z tej opcji, jeśli chcesz szybko wprowadzić postępowanie związane z firmą, a następnie uzupełnić dane na późniejszym etapie. System określi takie postepowanie jako obsługę prawną.  

1. Kliknij na liście postępowań Nowe postępowanie  lub skorzystaj z + → Postępowanie.
2. Wybierz opcję Uproszczony formularz – nowa firma i kliknij Utwórz. System przeprowadzi Cię przez formularz tworzenia postępowania.   
3. Określ nazwę podmiotu. Uzupełnij dodatkowe pola podmiotu (adres mailowy) oraz pola postępowania – określ prowadzącego oraz osobę odpowiedzialną za postępowanie.  

• Na tym etapie możesz zaznaczyć okienko z automatycznym obserwowaniem wszystkich nowych zadań w postępowaniu  

4. Kliknij utwórz. System przeniesie Cię do karty postępowania, na której możesz uzupełnić pozostałe wymagane dane. 

Jak oznaczyć postępowanie tagami?

Tag to kolorowa etykieta, którą sam tworzysz i nadajesz postępowaniom – np. według rodzaju sprawy, priorytetu albo zespołu. Dzięki tagom w kilka sekund zawęzisz listę postępowań do spraw, których szukasz, i przygotujesz z nich zestawienie w Excelu. Postępowanie może mieć dowolną liczbę tagów. Tagami oznaczysz je przy zakładaniu postępowania ręcznie lub z KRZ, a także w każdej chwili później – przy edycji postępowania. 

1. Otwórz formularz postępowania: przy zakładaniu nowego postępowania jesteś w nim od razu, a w istniejącym postępowaniu wejdź na jego kartę i otwórz Edycję.
2. W polach opcjonalnych formularza przejdź do sekcji Ogólne informacje postępowania.
3. Kliknij pole Tagi i wybierz z listy jeden lub kilka tagów. Możesz też zacząć wpisywać nazwę tagu, żeby szybciej go znaleźć.
4. Jeśli potrzebnego tagu nie ma na liście, kliknij Utwórz nowy tag. Otworzy się formularz tagu. Wpisz nazwę, wybierz kolor i zapisz. Nowy tag od razu będzie dostępny do wyboru.
5. Aby usunąć tag z postępowania, usuń go z pola Tagi.
6. Zapisz postępowanie przyciskiem Utwórz (przy zakładaniu ręcznym) lub Zapisz (przy zakładaniu z KRZ i przy edycji).

Po zapisaniu tagi są widoczne: 

• na karcie postępowania – jako kolorowe znaczniki w wierszu Tagi,
• na liście postępowań – w kolumnie Tagi,
• w eksporcie listy postępowań do Excela – każdy tag użyty w eksportowanych postępowaniach ma osobną kolumnę nazwaną tak jak tag (kolumny w kolejności alfabetycznej). Jeśli postępowanie ma dany tag, w komórce jest jego nazwa, w przeciwnym razie komórka jest pusta.

Aby zawęzić listę postępowań do spraw z wybranymi tagami, na Liście postępowań otwórz okno Filtry i w filtrze Tagi wybierz jeden lub kilka tagów. Lista pokaże postępowania, które mają co najmniej jeden z wybranych tagów. Eksport do Excela uwzględnia bieżące filtry, w tym filtr tagów. 

Listą dostępnych tagów zarządzasz w Postępowania → Tagi postępowań. Jak dodać nowy tag, dowiesz się z instrukcji – znajdziesz tam też więcej o tagach i przykłady ich użycia. 

Warto wiedzieć 

• Jeśli brakuje kontaktu (podmiotu albo sądu), utwórz go od razu – uporządkujesz bazę i przyspieszysz pracę w kolejnych sprawach. Więcej na temat tworzenia i zarządzania kontaktami możesz naleźć tutaj. 
• Jeśli pracujesz zadaniowo, włącz automatyczne obserwowanie nowych zadań już przy zakładaniu postępowania. 
• Gdy chcesz maksymalnie ograniczyć ręczne wpisywanie danych, korzystaj z integracji KRZ i PISP (tam, gdzie to możliwe).
• Ustal w zespole wspólną listę tagów (np. rodzaje spraw, priorytety) i dodawaj je od razu przy zakładaniu postępowania – dzięki temu filtry i eksport do Excela od początku pokazują pełny obraz.

Podsumowanie 

Nowe postępowanie założysz z poziomu Postępowania → Nowe postępowanie albo przez ikonę + w prawym górnym rogu. Masz łącznie pięć ścieżek: KRZ (najszybciej), PISP (na podstawie danych z Portalu Informacyjnego), ręcznie (pełna kontrola) oraz skorzystanie z uproszczonego formularza dla osób fizycznych lub firm (jeśli potrzebujesz szybko założyć postępowanie, które uzupełnisz na późniejszym etapie). Po zapisaniu przechodzisz od razu na kartę postępowania i możesz kontynuować pracę. Już przy zakładaniu (albo później, w edycji) możesz oznaczyć postępowanie tagami, żeby szybko je odnajdywać i przygotowywać zestawienia.