E-maile. Konfiguracja skrzynki, udostępnianie e-maili, automatyczne reguły.

Jesteś tutaj:
Szacowany czas czytania: 3 min

Jak dodać skrzynkę e-mail? 

 Szybko i prosto zarządzaj swoją skrzynką e-mail bezpośrednio z poziomu aplikacji. Pamiętaj, że wiadomości e-mail pozostają prywatne, dopóki nie zdecydujesz się nimi podzielić ze swoimi współpracownikami. Wybrane wiadomości możesz udostępnić zespołowi lub dołączyć do konkretnego postępowania.  

  • W menu bocznymEmail  wybierz Skrzynka pocztowa” następnie kliknij „Dodaj skrzynkę mailową lub Wybierz skrzynkęDodaj skrzynkę”. 

W kolejnym kroku dodają skrzynkę e-mail możesz skorzystać z dwóch rozwiązań: 

  • Logowanie za pośrednictwem Microsoft  

Wystarczy, że podasz adres e-mail lub dodasz swoje konto przy pomocy zalogowania się do Microsoft. 

  

  •  Manualne dodawanie skrzynki e-mail:

Dodając skrzynkę e-mail manualnie wystarczy uzupełnić w odpowiednich polach dane dotyczące Twojej skrzynki pocztowej. Ważne! Wszystkie dane poza hasłem powinny uzupełnić się automatycznie. Sprawdź czy okienko „TLS” jest zaznaczone.  

 

 

  • Jeżeli napotkasz problem z manualnym dodaniem skrzynki e-mail skontaktuj się z naszym Działem Obsługi Klienta   Możesz też bezpośrednio skontaktować się ze swoim dostawcą skrzynki pocztowej w celu podania danych, które należy uzupełnić w formularzu powyżej lub/i pomocy w konfiguracji skrzynki przez IMAP i SMTP. 

  

Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij Dodaj”. Następnie przejdziesz do widoku swojej skrzynki poczty, który będzie pusty. System potrzebuje ok. 15 minut do zaktualizowania treści. Odśwież stronę, po wskazanym czasie pojawią się uzupełnione foldery i lista e-maili. W zależności od zawartości wiadomości mogą się one zaczytywać nieco dłużej.  

Manualne udostępnienie wiadomości email do postępowania
i powiązanego zadania 

Zarządzaj korespondencją. Udostępniaj wiadomości. Korzystaj ze zwinnego przepływu informacji. 

  • Udostępniając email innym użytkownikom wybierz konkretną wiadomość email w swojej skrzynce pocztowej. Następnie kliknij Udostępnij”. 

W formularzu widocznym poniżej kliknij w rozwijaną listę przy polu „Udostępnij do postępowania” i wybierz interesujące Cię postępowanie. W przypadku wiadomości e-mail, dotyczącej postępowania, które nie jest jeszcze wprowadzone kliknij „Utwórz nowe postępowanie”. Uzupełnij dane i wróć do tego widoku strony w celu zakończenia udostępniania. 

  • Wiadomość e-mail możesz również połączyć z danym zadaniem zespołu. W tym celu kliknij w rozwijaną listę przy polu „Powiąż z istniejącym zadaniem” i wybierz odpowiednie zadanie. W przypadku, kiedy żądanego zadania nie ma utwórz je klikając w „Utwórz nowe zadanie”. 
  • Dziel się informacjami i uwagami dotyczącymi wiadomości e-mail ze swoimi współpracownikami uzupełniając pole „Notatki”. 
  • Zaznacz okienko „Utwórz regułę udostępniania”, aby w kolejnym kroku ją zdefiniować. Następnie wybierz „Udostępnij”. 

 

Współdzielenie wiadomości e-mail 

Udostępniaj wybrane wiadomości e-mail współpracownikom. Oszczędzaj czas i ciesz się szybkim przepływem informacji.  

Gdzie znajdę udostępnione wiadomości e-mail?  

Udostępnione emaile znajdziesz klikając w pole EmailUdostępnione e-maile lub w widoku postępowania klikając w zakładEmail”. 

Jak dodać e-mail do zadania? Skorzystaj z kilku sposobów: 

  • Podczas udostępniania e-maila zespołowi możesz go dodać do zadania, jak wspomniano powyżej w sekcji: „Manualne udostępnienie wiadomości email do postępowania i powiązanego zadania”. 
  • Powiąż e-mail z widoku istniejącego zadania. Kliknij „Powiąż e-mail”. Następnie przechodzisz do widoku „Dodaj powiązany e-mail do zadania” i z rozwijanej listy „Email” wybierz wiadomość. Na liście widoczne są tylko emaile udostępnione w postępowaniu.  

Jeżeli chcesz załączyć email, który nie został jeszcze udostępniony, kliknij „Dodaj nowy email”. Zostaniesz przekierowany do formularza udostępniania emaila, z automatycznie uzupełnionym zadaniem, z którym ma on zostać powiązany. 

 

Dodatkowo, możesz edytować zadania powiązane z danym emailem  

 W tym celu kliknij EmailUdostępnione mailewybierz konkretny email → zakładka zadanie. 

Możesz również dodać nowe zadanie, poprzez kliknięcie w → „Edytuj powiązane zadania” i wybierając przycisk → „ Nowe zadanie”. 

 

Automatyczne udostępnianie emaili 

Twórz automatyczne reguły udostępniania e-maili.  Dzięki tej funkcjonalności emaile przychodzące do skrzynki będą automatycznie dodawane do konkretnego postępowania
i nie będziesz musiał robić tego manualnie.  

Jak dodać nową regułę udostępniania wiadomości e-mail?  

  • Aby dodać nową regułę należy zaznaczyć “Utwórz regułę udostępniania” przy udostępnianiu nowego emaila do postępowania (patrzy wyżej – tą drogą wszystkie pola formularza powinny automatycznie się uzupełnić) lub klikając w Emailnastępnie w „Reguły udostępnianiai „Dodaj regułę. 
  • Pamiętaj, że reguła tworzona jest dla konkretnej skrzynki pocztowej użytkownika, dla danego postępowania. Wszystkie NOWE wiadomości email (przychodzące i wychodzące) pochodzące od lub wysyłane na wyszczególniony w formularzu Adres email, zostaną automatycznie udostępnione w postępowaniu – tym samym zostaną udostępnione wszystkim użytkownikom mającym dostęp do tego postępowania. 

Jeśli posiadasz wiadomości e-mail, zawierające poufne informacje, które nie powinny być udostępniane współpracownikom, nie aktywuj funkcji automatycznego udostępniania e-maili. 

 

Wszystkie reguły udostępniania e-maili – gdzie je znajdę? 

Wszystkie reguły automatycznego udostępniania są widoczne w zakładce „Email klikając w Reguły udostępniania”. Jeżeli jako użytkownik masz uprawnienia do oglądania danego postępowania, widzisz wszystkie reguły stworzone dla danego postępowania (innych użytkowników również). 

Możesz również odnaleźć reguły automatycznego udostępniania wchodząc do danego postępowania. W postępowaniu klikasz w → zakładkę „Email” rozwijasz treść klikając w trzy kropki” po prawej stronieotrzymujesz listę reguł udostępniania.  

Czy ten artykuł był pomocny
Nie 0
Przejdź do góry