Czego dotyczy ta instrukcja?
Ta instrukcja wyjaśnia, jak efektywnie wykorzystywać funkcję Grup Użytkowników w systemie Infino Legal. Dowiesz się, jak tworzyć i zarządzać grupami, a także jak wykorzystać je do usprawnienia komunikacji i filtrowania danych w systemie.
Dla kogo?
#użytkownik
Korzyści dla Ciebie
Dlaczego warto korzystać z Grup Użytkowników?
- Usprawniona komunikacja przy rejestracji korespondencji: Grupy użytkowników pozwalają definiować listy odbiorców powiadomień systemowych dotyczących korespondencji. Zamiast wysyłać wiadomość o zarejestrowanej korespondencji do każdego z osobna, możesz powiadomić całą grupę, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko pominięcia ważnej osoby.
- Efektywne filtrowanie danych: Grupy ułatwiają filtrowanie zadań. Możesz szybko wyświetlić tylko te zadania, które są przypisane do konkretnej grupy użytkowników, co przyspiesza wyszukiwanie i analizę danych.
- Lepsza organizacja pracy: Grupy pozwalają odzwierciedlić strukturę organizacyjną kancelarii w systemie, np. podział na działy, zespoły projektowe czy specjalizacje.
- Spójność i kontrola: Używanie grup zapewnia spójność w komunikacji i filtrowaniu danych, a także ułatwia kontrolę nad tym, kto ma dostęp do jakich informacji.
Jak utworzyć Grupę Użytkowników w Infino Legal?
- Przejdź do sekcji „Ustawienia” i wybierz zakładkę „Kancelaria”: W menu głównym po lewej stronie, odszukaj i kliknij sekcję dotyczącą zarządzania kancelarią.
- Wybierz podkategorię „Grupy Użytkowników”.
- Kliknij „Dodaj nową grupę”: Jeśli chcesz stworzyć zupełnie nową grupę projektową kliknij w przycisk „Dodaj nową grupę” znajdujący się w prawym górnym rogu.
- Wprowadź nazwę grupy i dodaj użytkowników: W wyświetlonym formularzu wpisz nazwę nowej grupy. Nazwa powinna być jasna i zrozumiała, aby łatwo identyfikować grupę (np. „Dział Prawny”, „Zespół Projektowy X”, „Osoby z uprawnieniami do faktur”). Poniżej nazwy wprowadź w formularzu użytkowników, którzy będą należeć do grupy.
- Zapisz grupę: Po dodaniu wszystkich użytkowników kliknij przycisk „Zapisz„, aby zapisać nową grupę.
Jak zarządzać istniejącymi Grupami Użytkowników?
- Przejdź do sekcji „Ustawienia” i wybierz zakładkę „Kancelaria”: W menu głównym po lewej stronie, odszukaj i kliknij sekcję dotyczącą zarządzania kancelarią.
- Wybierz podkategorię „Grupy Użytkowników”.
- Wybierz grupę do edycji: Na liście grup kliknij nazwę grupy, którą chcesz edytować lub ikonę „Edycji” w kolumnie „Czynności”
- Edytuj nazwę lub listę użytkowników: W formularzu edycji grupy możesz zmienić jej nazwę oraz dodać lub usunąć użytkowników.
- Zapisz zmiany: Po dokonaniu zmian kliknij przycisk „Zapisz”, aby zapisać zmodyfikowaną grupę.
Jak wykorzystać Grupy Użytkowników w Infino Legal?
- Wysyłanie powiadomień do grupy: Podczas tworzenia nowej korespondencji możesz powiadomić określoną grupę o nowych zdarzeniach związanych z projektem, nad którym pracujecie.
- Filtrowanie zadań dla konkretnej grupy: W widoku listy zadań masz możliwość filtrowania zadań przypisanych do konkretnej grupy. Wybierz grupę, aby wyświetlić tylko obiekty przypisane do użytkowników z tej grupy.
Przykład: Aby lepiej uwidocznić przepływ pracy np. w Sekretariacie możesz stworzyć grupę „Sekretariat”, w skład której wchodzić będą pracownicy tego działu. W ten sposób możesz szybko powiadomić ich o nowej korespondencji do rozdysponowania lub wyfiltrować wszystkie zadania, którymi zajmują się te osoby.
Podsumowanie
Funkcja Grup użytkowników w Infino Legal usprawnia komunikację i organizację pracy w Twojej kancelarii. Dzięki możliwości definiowania list odbiorców powiadomień dotyczących korespondencji i efektywnego filtrowania danych, możesz oszczędzać czas, minimalizować ryzyko błędów i zapewnić spójność w przepływie informacji.
Wykorzystanie grup do odzwierciedlenia struktury organizacyjnej kancelarii w systemie, co może przekładać się na większą efektywność i lepszą współpracę w zespole. Pamiętaj, że odpowiednie skonfigurowanie i wykorzystanie grup użytkowników to klucz do maksymalnego wykorzystania potencjału Infino Legal w Twojej codziennej pracy.
