Jak dodać nowego pracownika w Infino Legal?

Czego dotyczy ta instrukcja?

Ta instrukcja krok po kroku wyjaśnia, jak dodać nowego pracownika (nowego użytkownika) do systemu Infino Legal. Dowiesz się, jakie informacje są niezbędne do utworzenia konta, jak przypisać odpowiednią rolę oraz jak skonfigurować podstawowe ustawienia dla nowego członka zespołu. 

Dla kogo?

#administrator  

Korzyści dla Ciebie

Dlaczego warto dodawać pracowników do Infino Legal?

• Centralizacja danych: Cała aktywność i dane kancelarii są gromadzone w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie i dostęp. 
• Kontrola dostępu: Dzięki możliwości przypisania ról i uprawnień, masz pełną kontrolę nad tym, do czego konkretny pracownik ma dostęp. 
• Automatyzacja procesów: Nowi pracownicy mogą szybko włączyć się w zautomatyzowane procesy kancelarii (np. korespondencja, zarządzanie zadaniami). 
• Bezpieczeństwo danych: Każdy użytkownik ma swoje indywidualne konto, co zwiększa bezpieczeństwo i pozwala na monitorowanie aktywności. 

Kto może dodawać nowych pracowników do systemu?

Dodawanie nowych użytkowników/pracowników do systemu Infino Legal jest funkcją zarezerwowaną wyłącznie dla użytkowników z rolą Administratora konta Kancelarii.  

Jak dodać nowego pracownika (użytkownika) do Infino Legal?

 Aby dodać nowego użytkownika do systemu, wykonaj następujące kroki: 

1. W menu po lewej, na dole, w sekcji „Ustawienia”, wybierz zakładkę „Kancelaria” i podkategorię „Użytkownicy i dostęp”. Znajdziesz tu listę wszystkich obecnych użytkowników. 
2. W prawym górnym rogu ekranu kliknij przycisk „Dodaj pracownika”. System przekieruje Cię do formularza tworzenia nowego konta.  
3. Uzupełnij dane nowego pracownika: Wypełnij wszystkie wymagane pola. Kluczowe informacje to: 
   1. Adres e-mail: Służbowy adres e-mail pracownika. Będzie to również jego login do systemu Infino Legal 
   2. Imię: Imię pracownika. 
   3. Nazwisko: Nazwisko pracownika. 
   4. Numer telefonu: Służbowy numer telefonu pracownika.  
   5. Lokalizacja: Miasto, z którego będzie pracować nowy użytkownik. 
   6. Rola: Wybierz z rozwijanej listy odpowiednią rolę dla nowego pracownika. Rola, którą wybierzesz będzie wyświetlana na profilu pracownika. Wskazówka: Jeśli pracownik nie ma służbowego numeru telefonu, pozostaw pole puste lub wpisz ogólny numer kontaktowy kancelarii. Wprowadzenie numeru telefonu pracownika służy jedynie do celów wewnętrznych kancelarii.  
      Wskazówka: System automatycznie tworzy role takie jak: administrator konta, Adwokat, Asystent, Doradca restrukturyzacyjny, Radca prawny, Sekretariat. Więcej na ten temat dowiesz się tutaj.  
4. Kliknij przycisk „Dalej”: Jeśli poprawnie uzupełniłeś formularz kliknij w przycisk „Dalej”, aby móc zdefiniować poziom dostępu dla danego pracownika.  
5. Wybierz poziom dostępu dla nowego konta: Z rozwijalnej listy wybierz poziom dostępu: Pracownik lub Administrator. System definiuje tylko dwa poziomy dostępu. Poziom administratora zapewnia dostęp do wszystkich możliwych ustawień systemowych oraz kontrolę nad dostępami innych pracowników. Poziom pracownika nie daje dostępu do modyfikacji konfiguracji. Pracownik z tym poziomem dostępu ma ograniczony widok postępowań i widzi tylko te, które zostały mu przypisane. Chcesz dowiedzieć się więcej o nadawaniu uprawnień sprawdź tutaj.Ważne: Z tego ekranu możesz nadać dodatkowe uprawnienia, niezależne od poziomu dostępu. Zaznacz odpowiedni checkbox, jeśli nowy pracownik powinien mieć dostęp do konkretnej funkcjonalności: Faktury, Rozliczenia, Skany do wprowadzenia.  
6. Zapisz nowego użytkownika: Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól, kliknij przycisk „Zapisz”, aby utworzyć nowe konto użytkownika. 
7. Po uzupełnieniu formularza na adres mailowy nowego pracownika zostanie przesłana wiadomość z systemu z informacją o ustawieniu hasła do konta. Po ustawieniu hasła pracownik będzie mógł bez przeszkód zacząć korzystanie z systemu.  

Ważne wskazówki po dodaniu nowego pracownika 

• Powiadomienie: Poinformuj nowego pracownika o utworzeniu konta i sposobie pierwszego logowania (sprawdzenie skrzynki e-mail, ustawienie hasła). 
• Wprowadzenie i szkolenie: Zapewnij nowemu pracownikowi podstawowe wprowadzenie do Infino Legal i jego funkcji. Wskaż w systemie, gdzie znajdzie instrukcje. Jeśli potrzebujesz w tym zakresie dodatkowego wsparcia skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta pod adresem [email protected]  
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA): Zdecydowanie zalecaj i pomóż nowemu pracownikowi włączyć uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) dla jego konta, aby znacząco zwiększyć bezpieczeństwo logowania. Jeśli ustawiłeś wcześniej obowiązek używania 2FA dla całej organizacji to przy pierwszym logowaniu nowy pracownik zostanie poproszony o skonfigurowanie aplikacji uwierzytelniającej na telefonie. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj.
• Przypisanie do oddziału: Podanie lokalizacji w formularzu nie jest jednoznaczne z przypisaniem pracownika do oddziału. Pamiętaj, aby powiązać pracownika z odpowiednim oddziałem Twojej kancelarii. Sprawdź tutaj jak to zrobić.  

Podsumowanie 

Funkcja dodawania nowych pracowników w Infino Legal to kluczowe narzędzie dla każdego administratora, umożliwiające dynamiczne rozwijanie zespołu i utrzymanie porządku w strukturze użytkowników. Dzięki tej instrukcji, krok po kroku, możesz samodzielnie i sprawnie wprowadzić nowych członków zespołu do systemu, zapewniając im odpowiedni dostęp i rolę.
Pamiętaj, że prawidłowe dodanie użytkownika to pierwszy krok do jego efektywnej i bezpiecznej pracy z systemem. Wykorzystanie funkcji ról i biur pozwoli na precyzyjne zarządzanie uprawnieniami i dostępem do danych, co przekłada się na zwiększoną produktywność i bezpieczeństwo całej kancelarii. Twoja umiejętność samodzielnego zarządzania użytkownikami w Infino Legal minimalizuje potrzebę kontaktu z obsługą klienta, dając Ci pełną kontrolę nad Twoim środowiskiem pracy.