Czego dotyczy ta instrukcja?
Ta instrukcja wyjaśnia Ci, czym są typy powiązań i jak działa zakładka Powiązani na karcie postępowania: przypinanie kontaktów do sprawy, uzupełnianie danych w ramach relacji oraz praktyczne zastosowania.
Dla kogo?
#administrator #użytkownik
Korzyści dla Ciebie
Dlaczego warto skorzystać z tej funkcji?
- Masz pełny obraz relacji w sprawie – wierzyciele, małżonek, pełnomocnik, biegły.
- Zbierasz dodatkowe dane o powiązanych tylko tam, gdzie mają sens – w kontekście tej jednej sprawy.
- Pracujesz szybciej na liście kontaktów – łatwiej wybierasz adresatów i tworzysz korespondencje.
- Ujednolicasz sposób pracy w kancelarii – te same role i ten sam porządek w każdej sprawie.
Co to są typy powiązań?
Typ powiązania to rola, jaką dany kontakt pełni w konkretnej sprawie (np. „Małżonek”, „Pełnomocnik”). Same typy (nazwy ról) są wspólne dla systemu, ale powiązania tworzysz osobno w każdej sprawie. Zobacz, jak stworzyć nowy typ powiązań tutaj.
Jak dodać kontakt powiązany do postępowania?
- W zakładce Powiązani kliknij Powiąż z postępowaniem.
- Wybierz kontakt (osoba/firma).
- Wybierz typ powiązania (rola).
- Kliknij Zapisz. Jeżeli typ powiązania zawiera dodatkowe pola użytkownika, system poprosi Cię o ich uzupełnienie. Uzupełnij je i kliknij zapisz.
- System przeniesie Cię do pełnej listy powiązanych kontaktów w postępowaniu.
Przykład
Prowadzisz postępowanie rozwodowe w systemie z perspektywy Adama (Adam jest podmiotem postępowania). Ewę dodajesz w zakładce Powiązani jako kontakt powiązany, wybierając typ relacji Małżonek. Dzięki temu relacja między stronami jest jednoznacznie oznaczona w ramach tej konkretnej sprawy, a Ty możesz uzupełnić dane dotyczące tej relacji, które są potrzebne właśnie w tym postępowaniu.
W jaki sposób powiązania usprawniają pracę?
- Powiązani porządkują role i pozwalają szybciej działać na liście kontaktów w sprawie (np. przygotowanie działań dla wierzycieli).
- Dzięki funkcji Wygeneruj dokumenty na ekranie Powiązani, w szybki i łatwy sposób możesz wygenerować potrzebne dokumenty np. zawiadomienia do konkretnego typu powiązania. Wystarczy kliknąć przycisk Wygeneruj dokumenty, a następnie zaznaczyć kontakty oraz wybrać szablon dokumenty i kliknąć Wygeneruj. System automatycznie utworzy dokumenty i pozwoli na nadanie korespondencji.
- Możesz tworzyć szablony dokumentów kierowane do określonego typu powiązanego kontaktu (adresat = typ powiązania) i używać w nich danych przypisanych do kontaktu/powiązania – jeśli szablon jest do tego przygotowany.
| Ważne: jeśli tworzysz pismo do sądu (np. pozew), system nie musi automatycznie uzupełnić dokumentu informacją o relacji z powiązanych (np. „Ewa jest małżonką Adama”) — zależy to od tego, czy dany szablon korzysta z tych danych. Zawsze sprawdź wynik dokumentu przed wysyłką. |
|---|
Warto wiedzieć
- Typy powiązań dodajesz w module Postępowania → Typy powiązań, ale używasz ich dopiero na karcie sprawy w zakładce Powiązani. Zobacz, jak stworzyć nowy typ powiązań tutaj.
- Jeśli chcesz zbierać dodatkowe dane o powiązanych w kontekście sprawy, skonfiguruj pola użytkownika dla powiązań (wtedy uzupełniasz je w edycji relacji).
- Wierzyciele traktowani są jako osobna grupa i nie powinno się ich ustawiać jako typy powiązań. Więcej na temat wierzycieli znajdziesz tutaj.
Podsumowanie
Zakładka Powiązani pozwala Ci przypinać kontakty do sprawy z konkretną rolą (typem powiązania) i trzymać porządek w osobach zaangażowanych w postępowanie. Każde powiązanie to osobny wpis, więc możesz uzupełniać dane relacji w kontekście tej sprawy. Dzięki temu szybciej pracujesz na kontaktach, pamiętając jednocześnie, że automatyczne uzupełnianie dokumentów zależy od przygotowania szablonu.
