Jak wyszukać korespondencję w systemie? 

Czego dotyczy ta instrukcja? 

Instrukcja opisuje wszystkie sposoby, jakimi możesz odnaleźć korespondencję w systemie: szybkie wyszukiwanie po tytule lub identyfikatorze w zakładce Korespondencja, zawężanie wyników filtrami, a także przeglądanie korespondencji bezpośrednio na karcie konkretnego postępowania lub kontaktu. 

Dla kogo? 

#użytkownik #administrator 

Korzyści dla Ciebie 

Dlaczego warto skorzystać z tej funkcji? 

• Szybko znajdujesz dokument, nawet jeśli nie pamiętasz sprawy ani podmiotu – wystarczy tytuł, identyfikator lub słowo kluczowe. 
• Możesz zawęzić wyniki wieloma filtrami naraz – od rodzaju korespondencji, przez tagi, po zakres dat. 
• Gdy interesuje Cię tylko jedna sprawa lub jeden kontakt, szybciej znajdziesz jego korespondencję wprost na karcie postępowania lub karcie kontaktu. 
• Oszczędzasz czas – nie przeszukujesz ręcznie długich list korespondencji całego biura. 

Jak wyszukać korespondencję? 

1. Szybkie wyszukiwanie w zakładce Korespondencja

   1. Przejdź do zakładki Korespondencja z menu głównego. 
   2. Skorzystaj z jednego z dwóch pól wyszukiwania nad listą:  
      • Tytuł – wyszukuje po tytule korespondencji (wpisz min. 3 znaki);  
      • Identyfikator lub słowo kluczowe – wyszukuje po identyfikatorze (np. PESEL, numer księgi wieczystej, sygnatura sprawy) lub po słowie kluczowym przypisanym do dokumentu (wpisz min. 3 znaki). 
        
   3. Wyniki pojawią się automatycznie na liście poniżej. 

2. Zawęź wyniki filtrami

   1. Kliknij przycisk Filtry obok pól wyszukiwania. 
   2. W oknie Filtry możesz zawęzić wyniki według:  
      •  rodzaju korespondencji (Wszystkie, Przychodzące, Wychodzące, Szkice, Portalu Informacyjnego, Do dekretacji),  
      • postępowania,  
      • postępowania podmiotu (wszystkie sprawy danego podmiotu),  
      • korespondenta,  
      • tagów korespondencji,  
      • użytkownika przypisanego do korespondencji (Dla użytkownika) oraz  
      • liczby porządkowej (min. 3 znaki).
        
   3. Dodatkowo możesz zawęzić wyniki według daty – wybierając predefiniowany zakres (Dzisiaj, Wczoraj, Ostatnie 7 dni, Ostatnie 30 dni) lub podając własny zakres w polach Data od / Data do – oraz według widoczności dokumentów usuniętych (Nieusunięte, Usunięte, Wszystkie).
   4. Kliknij Pokaż wyniki, aby zastosować filtry, lub Wyczyść filtry, aby zacząć od nowa. 

3. Przeglądaj korespondencję konkretnego postępowania
   

   Jeśli wiesz, że szukany dokument dotyczy konkretnej sprawy, najszybciej znajdziesz go bezpośrednio na karcie tego postępowania – bez potrzeby filtrowania całej bazy korespondencji. 

   1. Otwórz postępowanie z listy postępowań. 
   2. Przejdź do zakładki Korespondencja na karcie postępowania.
      
   3. Zobaczysz listę całej korespondencji przypisanej do tej sprawy. Możesz dodatkowo skorzystać z pól wyszukiwania i filtrów opisanych wyżej, aby zawęzić wyniki tylko w obrębie tego postępowania. 

4. Przeglądaj korespondencję konkretnego kontaktu
   

   Podobnie działa to na karcie kontaktu – przydaje się, gdy szukasz pisma związanego z danym podmiotem, niezależnie od tego, w którym postępowaniu powstało, a nawet gdy nie jest przypisane do żadnego postępowania. 

   1. Otwórz kartę wybranego kontaktu z listy kontaktów. 
   2. Przejdź do zakładki Korespondencja.
      
   3. Zobaczysz całą korespondencję powiązaną z tym kontaktem, wraz z informacją, do którego postępowania każdy dokument należy.  

Warto wiedzieć  

Aby dokument dało się później odnaleźć po identyfikatorze, wartość tę (np. numer PESEL, numer księgi wieczystej czy sygnaturę) trzeba wpisać ręcznie w polu Identyfikator podczas rejestrowania korespondencji. Więcej na ten temat znajdziesz w naszej instrukcji: Jak zarejestrować korespondencję przychodzącą? Bez tego wpisu dokument nie pojawi się w wynikach wyszukiwania po tym identyfikatorze. 

Podsumowanie 

System oferuje kilka uzupełniających się sposobów na odnalezienie korespondencji: szybkie wyszukiwanie po tytule lub identyfikatorze, rozbudowane filtry pozwalające zawęzić wyniki według wielu kryteriów naraz, a także przegląd korespondencji bezpośrednio na karcie konkretnego postępowania lub kontaktu. Wybór odpowiedniej metody zależy od tego, ile wiesz o szukanym dokumencie – im więcej szczegółów pamiętasz, tym szybciej go znajdziesz.