Czego dotyczy ta instrukcja?
Instrukcja opisuje wszystkie sposoby, jakimi możesz odnaleźć korespondencję w systemie: szybkie wyszukiwanie po tytule lub identyfikatorze w zakładce Korespondencja, zawężanie wyników filtrami, a także przeglądanie korespondencji bezpośrednio na karcie konkretnego postępowania lub kontaktu, a także docieranie do korespondencji w sytuacjach, których nie obejmuje żaden z tych widoków – np. gdy kontakt jest pełnomocnikiem, wierzycielem lub dłużnikiem, albo gdy pismo jest podpięte pod konkretny obiekt zamiast pod postępowanie.
Dla kogo?
#użytkownik #administrator
Korzyści dla Ciebie
Dlaczego warto skorzystać z tej funkcji?
- Szybko znajdujesz dokument, nawet jeśli nie pamiętasz sprawy ani podmiotu – wystarczy tytuł, identyfikator lub słowo kluczowe.
- Możesz zawęzić wyniki wieloma filtrami naraz – od rodzaju korespondencji, przez tagi, po zakres dat.
- Gdy interesuje Cię tylko jedna sprawa lub jeden kontakt, szybciej znajdziesz jego korespondencję wprost na karcie postępowania lub karcie kontaktu.
- Oszczędzasz czas – nie przeszukujesz ręcznie długich list korespondencji całego biura.
- Wiesz, gdzie szukać korespondencji nawet w nietypowych przypadkach: pełnomocnik, wierzyciel, dłużnik, składnik masy.
Jak wyszukać korespondencję?
-
Szybkie wyszukiwanie w zakładce Korespondencja
- Przejdź do zakładki Korespondencja z menu głównego.
- Skorzystaj z jednego z dwóch pól wyszukiwania nad listą:
- Tytuł – wyszukuje po tytule korespondencji (wpisz min. 3 znaki);
- Identyfikator lub słowo kluczowe – wyszukuje po identyfikatorze (np. PESEL, numer księgi wieczystej, sygnatura sprawy) lub po słowie kluczowym przypisanym do dokumentu (wpisz min. 3 znaki).
- Wyniki pojawią się automatycznie na liście poniżej.
-
Zawęź wyniki filtrami
- Kliknij przycisk Filtry obok pól wyszukiwania.
- W oknie Filtry możesz zawęzić wyniki według:
- rodzaju korespondencji (Wszystkie, Przychodzące, Wychodzące, Szkice, Portalu Informacyjnego, Do dekretacji),
- postępowania,
- postępowania podmiotu (wszystkie sprawy danego podmiotu),
- Nadawcy/ Adresata (konkretnej osoby lub podmiotu),
- tagów korespondencji,
- użytkownika przypisanego do korespondencji (Dla użytkownika) oraz
- liczby porządkowej (min. 3 znaki).
- Dodatkowo możesz zawęzić wyniki według daty – wybierając predefiniowany zakres (Dzisiaj, Wczoraj, Ostatnie 7 dni, Ostatnie 30 dni) lub podając własny zakres w polach Data od / Data do – oraz według widoczności dokumentów usuniętych (Nieusunięte, Usunięte, Wszystkie).
- Kliknij Pokaż wyniki, aby zastosować filtry, lub Wyczyść filtry, aby zacząć od nowa.
Uwaga: filtry Nadawca/ Adresat oraz Postępowania podmiotu to dwa różne kryteria. Pierwszy znajduje pisma, w których danych kontakt jest nadawcą albo adresatem. Drugi znajduje wszystkie pisma z postępowań, w których kontakt jest podmiotem lub ma powiązanie typu „Strona postępowania” – niezależnie od tego, kto pismo faktycznie wysłał. Jeśli ustawisz oba filtry naraz, łączą się przez warunek „I (AND)”: wynikiem będą tylko pisma spełniające jednocześnie oba warunki- to zawężenie wyników, a nie ich suma. Jedynym wyszukiwaniem nie uzyskasz połączenia obu zbiorów. Filtr Co znajduje Nadawca/ Adresat pisma, gdzie kontakt jest nadawcą albo adresatem Postępowania podmiotu wszystkie pisma z postępowań, w których kontakt jest podmiotem lub ma powiązanie typu „Strona postępowania” – niezależnie od tego kto pismo wysłał
Przykładowe scenariusze:- Chcesz zobaczyć całą korespondencję danego podmiotu, niezależnie od tego, w którym z jego postępowań powstał → ustaw filtr Postępowania podmiotu
- Sprawdzasz, jaka korespondencja czeka na konkretnego pracownika → ustaw filtr Dla użytkownika
- Szukasz dokumentów oznaczonych określonym tagiem, np. „Faktura” → ustaw filtr Tagi korespondencji
- Interesuje Cię tylko korespondencja z ostatniego tygodnia w danej sprawie → połącz filtr Postępowanie z filtrem Data: Ostatnie 7 dni
-
Przeglądaj korespondencję konkretnego postępowania
Jeśli wiesz, że szukany dokument dotyczy konkretnej sprawy, najszybciej znajdziesz go bezpośrednio na karcie tego postępowania – bez potrzeby filtrowania całej bazy korespondencji.
- Otwórz postępowanie z listy postępowań.
- Przejdź do zakładki Korespondencja na karcie postępowania.
- Zobaczysz listę całej korespondencji przypisanej do tej sprawy. Możesz dodatkowo skorzystać z pól wyszukiwania i filtrów opisanych wyżej, aby zawęzić wyniki tylko w obrębie tego postępowania.
-
Przeglądaj korespondencję konkretnego kontaktu
Zakładka Korespondencja na karcie kontaktu pokazuje wyłącznie pisma, w których ten kontakt jest Nadawcą lub Adresatem (a także pisma do/od jego pełnomocnictwa). To dokładnie ten sam zakres, co filtr Nadawca/Adresat na liście Korespondencji opisany wyżej.
- Otwórz kartę wybranego kontaktu z listy kontaktów.
- Przejdź do zakładki Korespondencja.
- Zobaczysz pisma, w których ten kontakt jest nadawcą lub adresatem, wraz z informacją, od którego postępowania każdy dokument należy – kolumna Postępowanie pokazuje wartość „(brak)” jeśli dokument nie jest przypisany do żadnej sprawy.
| Ważne: zakładka Korespondencja na karcie kontaktu nie pokazuje pism z postępowań tego podmiotu, jeśli pismo szło od lub do kogoś innego. Przykład: w upadłości pana Kowalskiego sąd przesyła pismo do syndyka – nadawcą jest sąd, więc to pismo nie pojawi się na karcie pana Kowalskiego, mimo że dotyczy jego postępowania. Aby zobaczyć taką korespondencję, skorzystaj z filtra Postępowania podmiotu na liście Korespondencji albo z karty samego postępowania. |
|---|
Gdy kontakt nie jest nadawcą, adresatem ani podmiotem postępowania
Kontakt bywa powiązany z pismem w inny sposób – np. jako pełnomocnik, wierzyciel, dłużnik czy strona postępowania w innej roli niż podmiot. Żaden z widoków opisanych wyżej nie zbiera takiej korespondencji automatycznie, i nie ma widoku, który zebrałby ją z wielu postępowań naraz. Jedyny sposób to sprawdzać sprawy pojedynczo: znajdź listę odpowiednich postępowań, a potem wejdź w każde z nich i otwórz jego zakładkę Korespondencja.
| Sytuacja | Gdzie znajdziesz listę postępowań/ obiektów |
|---|---|
| Powiązanie z postępowaniem inne niż „Strona postępowania” – Pełnomocnik, Wierzyciel, Komornik, Małżonek, Dłużnik, Biegły, Rada Wierzycieli, Inne… | Karta kontaktu → Podstawowe informacje → Powiązane postępowania |
| Korespondencja w postępowaniach toczących się w danym wydziale | Karta wydziału → Prowadzone postępowania |
| Korespondencja w postępowaniach toczących się u danego sędziego | Karta sędziego → Powiązane postępowania |
| Korespondencja w postępowaniach toczących się w danym sądzie | Karta sądu tego nie pokazuje. Lista Postępowań → filtr „Sąd i wydział” |
| Kontakt wpisany w polu użytkownika (UDF) typu „Kontakt” | Karta kontaktu → Podstawowe informacje → Powiązane przez pola użytkownika |
Podobnie jest z pismami podpiętymi nie pod postępowanie, tylko pod konkretny obiekt – tam też wchodzi się pojedynczo:
| Pismo dotyczy | Gdzie szukać |
|---|---|
| Wierzytelności (kontakt jest wierzycielem) | Karta kontaktu → zakładka Wierzytelności →wejdź w wierzytelność → zakładka Korespondencja |
| Należności (kontakt jest dłużnikiem) | Postępowanie → lista należności → wejdź w należność →zakładka Korespondencja |
| Składnika masy | Postępowanie → spis inwentarza → wejdź w składnik → zakładka Korespondencja |
Pracownik firmy i firma pracownika to dwa osobne kontakty, a ich karty się nie łączą – korespondencji pracownika szukaj na jego własnej karcie. Powiązane osoby widać na karcie firmy w sekcji Powiązane osoby,
Uwaga: Jeśli sąd, wydział albo sędzia jest nadawcą lub adresatem pisma, jego karta pokazuje je normalnie – tak samo jak u każdego innego kontaktu. To nie to samo, co „korespondencja w postępowaniach toczących się w danym sądzie” z tabeli wyżej. Pisma zaciągnięte z PISP mają jako nadawcę wydział, nie sąd – szukaj ich na karcie wydziału..
Warto wiedzieć
Aby dokument dało się później odnaleźć po identyfikatorze, wartość tę (np. numer PESEL, numer księgi wieczystej czy sygnaturę) trzeba wpisać ręcznie w polu Identyfikator podczas rejestrowania korespondencji. Więcej na ten temat znajdziesz w naszej instrukcji: Jak zarejestrować korespondencję przychodzącą? Bez tego wpisu dokument nie pojawi się w wynikach wyszukiwania po tym identyfikatorze.
Podsumowanie
System oferuje kilka uzupełniających się sposobów na odnalezienie korespondencji: szybkie wyszukiwanie po tytule lub identyfikatorze, rozbudowane filtry pozwalające zawęzić wyniki według wielu kryteriów naraz, a także przegląd korespondencji bezpośrednio na karcie konkretnego postępowania lub kontaktu. Wybór odpowiedniej metody zależy od tego, ile wiesz o szukanym dokumencie – im więcej szczegółów pamiętasz, tym szybciej go znajdziesz.
