Czego dotyczy ta instrukcja?
Ta instrukcja wyjaśni Ci, czym są tagi i do czego możesz ich używać, a potem pokaże, jak utworzyć nowy tag oraz jak go edytować, sprawdzić historię zmian i usunąć. W Infino Legal tagami możesz oznaczać postępowania, pliki współdzielone, korespondencję i notatki. Każdy z tych obszarów ma własną listę tagów, ale zarządza się nimi w ten sam sposób.
Dla kogo?
#użytkownik #administrator
Korzyści dla Ciebie
Dlaczego warto korzystać z tagów w systemie?
- Porządkujesz pracę według własnych kryteriów po swojemu – grupujesz sprawy i dokumenty według własnych kryteriów, np. etapu sprawy, priorytetu, zespołu czy rodzaju dokumentu – także takich, dla których w systemie nie ma osobnego pola.
- Znajdujesz to, czego szukasz, w kilka sekund – filtr zamiast przewijać długą listę postępowań, plików czy pism, wybierasz tag w filtrze Tagi widzisz tylko to, czego potrzebujesz.
- Widzisz najważniejsze od razu – każdy tag ma własny kolor, więc np. pilną sprawę albo pismo czekające na odpowiedź rozpoznasz na liście bez otwierania.
- Nic nie umyka Twojej uwadze – tag ustawiany automatycznie na każdej nowej korespondencji (np. „Do przejrzenia”) pokazuje, które pisma czekają jeszcze na obsłużenie.
- Cały zespół pracuje według tych samych zasad – wspólna lista tagów sprawia, że wszyscy oznaczają i wyszukują sprawy w ten sam sposób, także nowe osoby w zespole.
- Łatwo przygotowujesz zestawienia – eksport listy postępowań do Excela ma osobną kolumnę dla każdego użytego tagu, więc bez ręcznego liczenia przygotujesz np. zestawienie spraw danego zespołu na odprawę.
Czym jest tag?
Tag to kolorowa etykieta, którą sam tworzysz i nadajesz postępowaniom, plikom, korespondencji lub notatkom – działa jak kolorowa karteczka przyklejona do teczki z aktami. Nazwę i kolor tagu wybierasz Ty, dlatego tagi odzwierciedlają sposób pracy Twojej kancelarii, a nie podział narzucony przez system.
Jedno postępowanie może mieć kilka tagów naraz – np. „Priorytet”, „Nieruchomość w masie” i „Zespół Kraków” – i znajdziesz je, filtrując po każdym z nich. Tym tagi różnią się od folderów, w których dokument leży tylko w jednym miejscu.
Tag niczego nie zmienia w oznaczonym elemencie – to wyłącznie etykieta. Możesz go w każdej chwili dodać albo usunąć, a pozostałe dane zostaną bez zmian.
Gdzie możesz używać tagów?
| Co oznaczasz | Gdzie zarządzasz tagami | Gdzie oznaczasz tagiem |
|---|---|---|
| Postępowania | Postępowania → Tagi postępowań | Pole Tagi w sekcji Ogólne informacje postępowania – przy zakładaniu ręcznie, z KRZ i przy edycji |
| Pliki współdzielone | Pliki → Tagi plików | Pole Tagi przy dodawaniu lub edycji pliku |
| Korespondencja | Korespondencja → Tagi korespondencji | Przy rejestrowaniu lub edycji korespondencji; tag z opcją „Ustaw domyślnie na nowej korespondencji” ustawia się automatycznie |
| Notatki | Notatki → Tagi notatek | Przy tworzeniu lub edycji notatki |
Na każdej z tych list tag możesz dodać, edytować, usunąć lub sprawdzić historię jego zmian.
Do czego możesz używać tagów? Przykłady
Poniższe tagi to tylko inspiracja – nazwy dopasuj do tego, jak pracuje Twój zespół.
| Co oznaczasz | Przykładowe tagi | Co zyskujesz |
|---|---|---|
| Postępowania | „Priorytet”, „Nieruchomość w masie”, „Sprzedaż przedsiębiorstwa”, „Zespół Kraków” | Jednym filtrem wyświetlasz np. wszystkie sprawy z nieruchomościami w masie i eksportujesz je do Excela na odprawę zespołu. |
| Pliki współdzielone | „Operat szacunkowy”, „Umowy”, „Pisma procesowe”, „Wzory” | Znajdujesz wszystkie operaty szacunkowe – w jednym postępowaniu albo we wszystkich naraz. |
| Korespondencja | „Do przejrzenia” (ustawiany domyślnie), „Do odpowiedzi”, „Sąd”, „Wierzyciele” | Każde nowe pismo automatycznie dostaje tag „Do przejrzenia”. Po obsłużeniu pisma usuwasz tag, a filtr pokazuje, co jeszcze czeka. |
| Notatki | „Ustalenia z klientem”, „Na odprawę”, „Know-how” | Przed spotkaniem zespołu filtrujesz notatki z tagiem „Na odprawę” i masz gotową listę tematów. |
Jak dodać nowy tag?
- Wejdź w listę tagów dla obszaru, który chcesz oznaczać np. Notatki → Tagi notatek. Zobaczysz listę istniejących tagów z nazwą, datą utworzenia i ikonami czynności. Tag możesz wyszukać w polu Szukaj.
- Kliknij Dodaj nowy tag.
- W polu Nazwa wpisz nazwę tagu, np. „Priorytet”, „Umowy” albo „Do odpowiedzi”. To pole jest obowiązkowe.
- W polu Kolor wybierz z listy kolor tagu. W tym kolorze tag będzie wyświetlany na listach i w filtrach.
- Tylko w przypadku korespondencji: jeśli tag ma być automatycznie ustawiany na każdej nowej korespondencji, zaznacz Ustaw domyślnie na nowej korespondencji.
- Kliknij Zapisz. Tag od razu będzie dostępny do przypisania i w filtrze Tagi. Przycisk Wróć zamyka formularz bez zapisywania.
| Warto wiedzieć: tag możesz też utworzyć bez wychodzenia z formularza postępowania lub pliku. Przy polu Tagi (w postępowaniu – w sekcji Ogólne informacje postępowania) kliknij Utwórz nowy tag – otworzy się ten sam formularz tagu. |
|---|
Jak edytować tag, usunąć go lub śledzić historię zmian?
Każdy tag możesz w dowolnym momencie edytować, usunąć lub sprawdzić historię jego zmian.
- Wejdź w listę tagów danego obszaru.
- W kolumnie Czynności przy wybranym tagu kliknij odpowiednią ikonę:
- ikonę edycji (ołówek) – otworzy się formularz Edytuj tag. Zmień nazwę lub kolor i kliknij Zapisz. Zmiana nazwy tagu zmieni ją również we wszystkich elementach oznaczonych tym tagiem – system wyświetli o tym ostrzeżenie.
- ikonę historii zmian (zegar) – zobaczysz, kto i kiedy zmieniał tag.
- ikonę usuwania (kosz) – usuniesz tag.
| Ważne: jeśli usuwasz tag postępowania, który jest używany, system wyświetli listę postępowań, które go mają. Po usunięciu tagu te postępowania tracą tylko ten tag – wszystkie pozostałe dane zostają bez zmian. |
|---|
Jak filtrować po tagach?
- Wejdź na listę postępowań, plików współdzielonych (również w zakładce Pliki współdzielone postępowania), korespondencji lub notatek.
- Otwórz okno Filtry i w filtrze Tagi wybierz jeden lub kilka tagów. Tagi są pokazane jako kolorowe znaczniki i posortowane alfabetycznie.
- Lista pokaże elementy, które mają co najmniej jeden z wybranych tagów.
Tagi postępowań – gdzie jeszcze je zobaczysz?
- Karta postępowania – kolorowe znaczniki w wierszu Tagi.
- Lista postępowań – kolumna Tagi.
- Eksport do Excela – osobna kolumna dla każdego tagu użytego w eksportowanych postępowaniach, nazwana tak jak tag, w kolejności alfabetycznej. Jeśli postępowanie ma dany tag, w komórce jest jego nazwa, w przeciwnym razie komórka jest pusta. Eksport uwzględnia bieżące filtry, w tym filtr tagów.
Postępowanie może mieć dowolną liczbę tagów. Uproszczone formularze tworzenia postępowania nie mają pola Tagi – w takim przypadku oznacz postępowanie tagami przez jego edycję. Szczegóły znajdziesz w instrukcji Jak założyć nowe postępowanie?.
Warto wiedzieć
- Ustal w zespole spójne nazewnictwo tagów, żeby uniknąć duplikatów typu „Pilne” i „Priorytet”.
- Kolory dobieraj tak, żeby tagi łatwo było odróżnić na liście.
- Zacznij od kilku tagów i dodawaj kolejne, gdy pojawi się taka potrzeba – krótką listę łatwiej utrzymać w porządku.
- Tag nie zastępuje typu postępowania ani pól użytkownika. Typ postępowania decyduje o tym, jakie funkcje są dostępne w sprawie, pole użytkownika przechowuje konkretną wartość (np. datę lub kwotę), a tag służy do grupowania i szybkiego wyszukiwania.
- Jak oznaczyć plik tagiem, znajdziesz w instrukcji Przestrzeń współdzielona plików, a o wyszukiwaniu pism – w instrukcji Jak wyszukać korespondencję w systemie?.
Podsumowanie
Tag to Twoja własna, kolorowa etykieta, dzięki której w kilka sekund znajdziesz potrzebne sprawy, dokumenty, pisma i notatki. Tagami oznaczysz postępowania, pliki współdzielone, korespondencję i notatki. Nowy tag dodasz na liście tagów danego obszaru przyciskiem Dodaj nowy tag, podając nazwę i kolor (dla korespondencji możesz też ustawić tag domyślny na nowej korespondencji). Tam też tag edytujesz, usuniesz lub sprawdzisz historię jego zmian. Filtr Tagi na każdej z tych list pozwala wybrać kilka tagów naraz.
