Zarządzanie płatnościami i abonamentem

Czego dotyczy ta instrukcja?

Ta instrukcja to Twój kompletny przewodnik po rozliczeniach w Infino Legal.  Dowiesz się z niej, jak łatwo zarządzać swoją subskrypcją i usługami dodatkowymi. Pokażemy Ci, gdzie sprawdzić szczegóły abonamentu, jak sprawdzić historię płatności i w jaki sposób regulować bieżące i przyszłe należności, aby zapewnić ciągłość dostępu do systemu. 

Dla kogo?

#administrator  

Dlaczego regularne płatności są tak ważne? 

• Ciągłość dostępu: Terminowe płatności gwarantują nieprzerwany dostęp do wszystkich funkcji Infino Legal, co jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania Twojej kancelarii. Brak płatności skutkuje blokadą konta.  
• Dostęp do danych: Zapewnienie ciągłości usług eliminuje ryzyko utraty dostępu do Twoich danych i postępowań. 

Gdzie znajdziesz informacje o płatnościach i abonamencie? 

Wszystkie dane dotyczące rozliczeń i płatności za Infino Legal znajdziesz w sekcji „Ustawienia”, w zakładce „Rozliczenia”. 

Ważne: Wgląd do danych w zakładce „Rozliczenia” mają wyłącznie administratorzy. Użytkownicy bez tych uprawnień zobaczą komunikat informacyjny z listą osób uprawnionych do nadawania dostępów w organizacji.    

Jak sprawdzić swój plan abonamentowy?  

1. Przejdź do sekcji „Ustawienia” w bocznym menu po lewej stronie, a następnie wybierz „Rozliczenie” 
2. Następnie kliknij „Ustawienia rozliczeń”: W tej sekcji znajdziesz szczegóły dotyczące Twojego planu subskrypcyjnego, danych płatnika oraz dodatkowe adresy e-mail do wysyłki faktury.   

Jak zmienić swój plan subskrypcyjny?

Jeśli Twój obecny plan subskrypcyjny nie jest dla Ciebie wystarczający, w każdej chwili możesz go zmienić. W tym celu skontaktuj się ze swoim opiekunem klienta lub napisz do naszego działu obsługi klienta na adres [email protected]. Wszystkie dostępne plany subskrypcyjne znajdziesz na naszej stronie www.infino.legal/cennik  
Ważne: Plany rozliczane są w cyklach miesięcznych.  

Jak zmienić lub zaktualizować dane swojej kancelarii na fakturze za Infino Legal?

1. Przejdź do sekcji „Ustawienia” -> „Rozliczenie” -> Ustawienia rozliczeń: W prawej górnej części ekranu znajdziesz sekcję poświęconą danym płatnika.  
2. Kliknij w przycisk „Edytuj”. Jeśli dane (nazwa, ulica, kod pocztowy, miasto lub NIP) są błędne możesz je edytować. Po wybraniu przycisku „Edytuj” możesz zmienić dane płatnika ręcznie lub wyszukać ich wpisując NIP swojej kancelarii w sekcji „Pobierz dane płatnika, użyj NIP”. Po wpisaniu poprawnego numeru NIP i wciśnięciu przycisku „Szukaj” w poniższym formularzu pojawią się dane powiązanej firmy.  
3. Zapisz zmiany: Jeśli poprawione dane są prawidłowe zapisz zmiany klikając w przycisk „Zapisz” u dołu formularza.  

Jak dodać dodatkowy adres e-mail do wysyłki faktur?

W Infino Legal możesz zdecydować, kto w Twojej organizacji będzie otrzymywał faktury za korzystanie z systemu. Domyślnie trafiają one na adres e-mail osoby, która wybrała plan subskrypcyjny. Wiemy jednak, że procesy płatności mogą się różnić, dlatego aby lepiej dostosować je do praktyk w Twojej organizacji stworzyliśmy możliwość dodania dodatkowego adresu e-mail, na który wysyłana będzie faktura. Adres ten nie musi być powiązany z kontem użytkownika Infino Legal. Rekomendujemy tę funkcję kancelariom z osobnym działem księgowym.  

Aby dodać dodatkowy adres:  

1. Przejdź do sekcji „Ustawienia” -> „Rozliczenie” -> Ustawienia rozliczeń: W prawej dolnej części ekranu znajdź sekcję zatytułowaną „Dodatkowe adresy email do wysyłki faktur”.  
2. Kliknij w przycisk „Edytuj”: Jeśli chcesz dodać dodatkowy adres mailowy (np. adres swojej księgowej) wybierz przycisk „Edytuj”, a następnie w pole tekstowe wpisz dodatkowy adres mailowy.  
3. Zapisz zmiany: Kliknij w przycisk „Zapisz” u dołu formularza. Od teraz będziemy wysyłać faktury również na podany przez Ciebie dodatkowy adres.  

Wskazówka: Po zapisaniu dodatkowego adresu e-mail, lista adresów na które wysyłane są faktury widoczna będzie w sekcji Dodatkowe adresy email do wysyłki faktur. Jeśli chcesz usunąć któryś z adresów, wystarczy ponownie edytować tę sekcję.  

Co zrobić, jeśli nie otrzymuję powiadomień o fakturach?

Jeśli jesteś osobą decyzyjną w kwestii płatności faktur i chcesz otrzymywać je mailowo lub dostawać systemowe powiadomienia, a ich nie widzisz, możesz je samodzielnie włączyć. Dla konta, z którego dokonano wyboru planu subskrypcyjnego, powiadomienia te powinny być włączone automatycznie. Jeśli jednak ich nie widzisz:  

1. Przejdź do sekcji „Ustawienia” -> „Moje konto” -> Ustawienia konta: Na tym ekranie znajdź sekcję „Ustawienia powiadomień”.  
2. Kliknij w przycisk „Wyświetl ustawienia powiadomień”: Pojawi się ekran z możliwością edycji wszystkich powiadomień dostępnych w systemie  
3. Wybierz interesującą Cię sekcję Proform i/lub Faktur: Kliknij w ikonę plusa, żeby rozwinąć pole. Pojawi się tabela z dwoma kolumnami. Pierwsza kolumna dotyczy powiadomień e-mail, a druga powiadomień systemowych.  
4. Dokonaj konfiguracji:  
   1. Jeśli zaznaczysz opcję otrzymuj będziesz otrzymywał informację za każdym razem, jeśli wystąpi dane wydarzenie, czyli jeśli Twoja proforma/faktura zostanie wygenerowana natychmiast zostaniesz o tym powiadomiony mailowo i/lub w systemie.  
   2. Jeśli zaznaczysz opcję w podsumowaniu dnia w sekcji powiadomienia e-mail otrzymasz zbiorcze powiadomienie o wszystkich zdarzeniach w podsumowaniu dnia, na początku kolejnego dnia roboczego.  
   3. Jeśli zaznaczysz opcję nie otrzymuj nie będziesz otrzymywał od nas powiadomień z tego obszaru.  
5.  Zapisz zmiany: Pamiętaj, aby po dokonanej edycji kliknąć przycisk „Zapisz” u dołu formularza. 

Jak sprawdzić szczegóły płatności i termin kolejnego rozliczenia?

W Infino Legal  szybko sprawdzisz liczbę użytkowników w Twojej kancelarii oraz rozkład prowadzonych postępowań. W zakładce Rozliczenia -> Podsumowanie znajdziesz datę kolejnego rozliczenia oraz łatwo zweryfikujesz, które pozycje pojawią się na fakturze proforma.  

Faktura proforma wystawiana jest na podstawie ilości użytkowników i aktywnych postępowań, w zależności od wybranego pakietu. Faktura VAT zostanie wystawiona automatycznie po zaksięgowaniu należności na koncie. Księgowanie płatności może zająć do 2-3 dni roboczych w zależności od wybranej formy płatności. Płatność w systemie subskrypcyjnym wystawiana jest każdorazowo 1. dnia miesiąca, a na jej realizacje użytkownik ma 14 dni.  

Gdzie mogę znaleźć faktury proformy i faktury za Infino Legal?

Wszystkie wystawione faktury proforma i faktury VAT dotyczące rozliczenia systemu dostępne są w zakładce Rozliczenia -> Faktury. Znajdziesz tutaj całą historię fakturowania wraz z informacjami o terminie płatności i kwocie do zapłaty. Z tego poziomu możesz również opłacić fakturę proformę. Aby to zrobić, w kolumnie czynności wybierz ikonę płatności. System przekieruje Cię do ekranu płatności.  

Wskazówka: W systemie wszystkie faktury proforma oznaczone są literą P (pierwsza litera dokumentu), a faktury VAT rozpoczynają się od FV. Jeśli Twoja faktura proforma zostanie opłacona, po zaksięgowaniu, zostanie zastąpiona w systemie fakturą VAT.  

Jak uregulować płatność za korzystanie z Infino Legal?

 W Infino Legal możesz opłacić swoje faktury proforma na dwa sposoby: za pośrednictwem bramki płatniczej lub tradycyjnym przelewem bankowym.   

Płatności za pośrednictwem bramki płatniczej 

• To najprostsza i najszybsza forma regulowania należności. Aby z niej skorzystać należy:  

1. W zakładce „Rozliczenia” -> „Faktury” należy wybrać fakturę proformę, którą chcemy uregulować.  
2. Kliknij bezpośrednio w fakturę proformę lub w ikonę płatności w kolumnie czynności. Zostaniesz automatycznie przeniesiony do ekranu płatności. Na ekranie tym możesz ponownie przejść do projektu, którego dotyczy proforma, skorzystać z podglądu i pobrać dokument, a także wybrać sposób płatności.  
3. Aby dokonać płatności przez bramkę płatności, w sekcji bramka płatności należy kliknąć w przycisk „Przejdź do bramki płatności”. 
   
   Wskazówka: Jeśli już wcześniej rozpocząłeś proces płatności, ale ostatecznie go nie dokonałeś, zaznacz checkbox “Chcę rozpocząć nową płatność”. Wtedy system potraktuję Twoją płatność jako nową.  
   
   
4. System przeniesie Cię do ekranu płatności, gdzie będziesz mógł wybrać jej sposób (BLIK, przelew online, płatność kartą lub Google Pay). Wybierz interesujący Cię sposób i dokonaj płatności.  

Płatność przy pomocy bramki płatniczej pozwala nam automatycznie księgować transakcję, przez co natychmiast po niej będziesz mógł znaleźć fakturę VAT na swoim koncie.  

Przelew bankowy (na podstawie faktury proforma) 

1. W zakładce „Rozliczenia” -> „Faktury” należy wybrać fakturę proformę, którą chcemy uregulować.  
2. Kliknij bezpośrednio w fakturę proformę lub w ikonę płatności w kolumnie czynności: Zostaniesz automatycznie przeniesiony do ekranu płatności. Na ekranie tym możesz raz jeszcze przejść do projektu, którego dotyczy proforma, podejrzeć i pobrać dokument oraz wybrać sposób płatności.  
3. Aby dokonać płatności tradycyjnym przelewem znajdź dane do przelewu w sekcji „Przelew”, a następnie dokonaj płatności w swoim banku. 
4. Po zaksięgowaniu Twojej płatności w systemie pojawi się faktura VAT. Zaksięgowanie płatności może zająć nam kilka dni.   
   
   Ważne: Pamiętaj, że tytułem przelewu powinien być numer faktury proforma. Przyspieszy to identyfikację płatności i przypisanie jej do Twojego konta. Płatność powinna zostać dokonana w 14-dniowym terminie płatności.  

Co zrobić w przypadku problemów z płatnością?

Jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy z regulowaniem płatności (np. odrzucona płatność kartą, brak faktury proforma, niejasności dotyczące kwoty): 

1. Sprawdź powiadomienia e-mail: Infino Legal zazwyczaj wysyła powiadomienia dotyczące zbliżających się terminów płatności, nieudanych transakcjach lub o zaległościach. 
2. Skontaktuj się ze wsparciem Infino Legal: Najszybszym sposobem rozwiązania problemu jest bezpośredni kontakt z działem obsługi klienta Infino Legal pod adresem [email protected]. W wiadomości podaj dane swojego konta w systemie i szczegóły problemu. 

Co się stanie, jeśli nie ureguluję płatności?

Na 3 dni przed zbliżającym się ostatecznym terminem zapłaty system poinformuje Cię o konieczności uregulowania zobowiązań. Maksymalny termin zapłaty faktury proforma wynosi 14 dni. Jeśli w tym czasie płatność nie zostanie dokonana, zastrzegamy sobie prawo do blokady dostępu do systemu. System zostanie przywrócony po zaksięgowaniu wpłaty. W przypadku pytań prosimy o kontakt z naszym działem obsługi klienta na adres [email protected].  

Podsumowanie

Regularne monitorowanie stanu abonamentu i terminowe regulowanie płatności to podstawa nieprzerwanej i efektywnej pracy z Infino Legal. Znajomość miejsca, w którym znajdziesz informacje o rozliczeniach oraz sposobów płatności, pozwoli Ci uniknąć niepotrzebnych przestojów i w pełni korzystać z możliwości systemu.